為什麼在工作應用程序之間切換是不好的以及如何解決它

2023/01/16

員工已經習慣了在工作應用程序之間切換，以至於他們為此形成了長期的肌肉記憶。雖然方便，但這些工具只能在一定程度上幫助您。

切換選項卡只需要幾秒鐘，但如果您同時運行多個程序，則每週會增加幾個小時。大多數工人甚至沒有意識到他們在浪費時間。為了幫助簡化您的工作流程，我們將解釋採用過多辦公軟件程序的危險。

是什麼導致工作時需要在應用程序之間切換？

技術通過自動化各種工作任務來簡化業務流程。項目管理工具組織團隊職責，時間跟踪器監控員工活動，日程安排工具設置約會。

話雖如此，軟件程序仍然不能完全取代人類的努力。許多雇主所做的對自動化的過度投資，迫使用戶兼顧多個應用程序。Okta, Inc的一項縱向研究。甚至表明 10% 的美國企業為工作部署了 199 多個軟件程序。大多數人無法快速處理那麼多平台。

有些人會爭辯說，在選項卡之間切換是為自動化和便利付出的小代價。畢竟，數字原住民應該適應變化。儘管企業只能整合特定功能，但承擔過多的工作申請會給員工帶來一些弊端。

公司投資工作工具以節省時間。他們希望像您這樣的員工在卸下一些日常任務後能夠完成更多工作。是的，辦公軟件程序加快了工作流程。您可以將它們納入您的日常工作並儘量減少您的工作量，但過度依賴會產生相反的結果。

頻繁地在多個應用程序之間切換會浪費太多時間。與其獲取每個熱門平台，不如確定哪些工作應用程序將解決您工作場所中最嚴重的時間浪費問題。建議您的主管將自己限制在必要的工具上。過度購買軟件程序只會浪費公司資源，給員工帶來不必要的壓力。

資產監控在網絡安全中起著至關重要的作用。防止外部和內部攻擊的最佳方法是密切關注訪問、查看和編輯文件的用戶。沒有人知道何時會發生數據洩露。IT 經理必須能夠 24/7 全天候實時訪問任何公司數據。

然而，使用多個軟件程序使監控變得具有挑戰性。跟踪不同的平台會消耗大量資源，因此大多數公司寧願完全忽略低優先級的應用程序。

請注意，這種方法會損害企業的整體安全系統。如今，網絡犯罪分子擁有濫用甚至過時的個人身份信息 (PII) 的技能和技術資源。不要將公司文件遷移到您無法定期監控的任何應用程序。

處理新信息會阻止您達到心流狀態。如果您每天多次在不同的平台之間跳來跳去，您將很難完成要求超過幾分鐘的專注任務。

切換選項卡只需要很少的努力，但跳轉到不同的任務會導致顯著的認知壓力。員工不是自動處理新信息的機器。Psychreg.org的一份報告顯示，短期記憶通道只能存儲大約 7 個項目，持續 10 到 60 秒。

最好的方法是限制每個任務使用的系統。假設您正在寫博客。與其在寫作時在平台和選項卡之間跳轉以收集信息，不如事先研究和收集最關鍵的點。

運行過多的後台進程會降低您的設備速度。即時通訊平台和項目管理工具等輕量級應用程序不會佔用太多內存。但是，同時運行照片編輯器、網站構建器和視頻會議應用程序等繁重的系統可能會導致一些延遲。

您應該了解設備的局限性。阻止需要大量 RAM 應用程序的任務，以便您可以在此期間消除一些後台進程。您不僅可以保護您的小工具，還可以更快地工作。頁面加載緩慢和屏幕凍結等外部干擾使注意力難以集中，尤其是當您不斷重新啟動崩潰的應用程序時。

教新員工同時學習多種工具會延長入職流程。採用新系統需要時間。您將需要幾週的重複才能將不同的工具有效地整合到您的工作流程中。

入職應側重於適應環境。歡迎新人的最佳方式包括團隊介紹、深度培訓和資源講解。但是，如果您的培訓師大部分時間都在教您辦公工具，他們可能會不小心忽略這些活動。

在選項卡之間切換是一回事，但掌握日常使用的不同平台是另一回事。並不是所有的工具都是一樣的。雖然您可以快速學習消息傳遞平台和筆記應用程序，但使用項目管理平台、網站構建器和視頻編輯器以及其他復雜資源需要大量培訓。

研究太多平台會耗盡認知力。如果您花費數小時來掌握辦公工具，您將沒有任何精力和精神力量用於實際工作，從而影響績效。

如果您是個體經營者，您將更好地控制您的工作流程。評估您用來自動執行自由職業任務的工具，看看哪些工具可以很好地相互集成。大多數管理工具都在同一生態系統中容納第三方應用程序。

或者，如果您在私營公司工作，您將需要主管的支持。要求審查工作流瓶頸的團隊活動報告。刪除冗餘工具，檢查哪些系統可以在一個許可平台上運行，並嘗試有效的文件遷移策略。一旦您有了可靠的論據，請將其發送給相應的部門。

雖然軟件程序可以自動執行特定任務，但突然採用多個選項會阻礙工作流程的生產力。不要用工具壓垮自己。除了在不同的應用程序之間切換之外，您還會將時間浪費在加載新頁面、啟動程序和遷移文件等無腦任務上。

為了進一步提高您的工作效率，請繼續評估哪些微小的壞習慣會導致工作流程瓶頸。我們建議跟踪您的工作活動。量化你的任務將幫助你發現微妙但危險的生產力殺手，比如拖延、社交媒體和完美主義。