報價與發票：有什麼區別？

• 在任何工作開始之前都會給出報價。它詳細說明了項目或工作的成本。
• 工作完成後提供發票。它列出了最終成本和付款到期時間。
• 這兩份文件對您的企業取得財務成功至關重要。
• 本文適用於想要詳細了解報價和發票之間差異的企業主。

在經營服務業務時，您的工作流程的兩個關鍵組成部分是讓您的客戶知道他們需要完成的服務將花費多少，然後在完成後向他們收取工作費用。

提供正式的報價單和發票是開展業務的專業方式。它們有助於讓您和您的公司井井有條，維持現金流，甚至可以幫助產生推薦。雖然報價單和發票有一些相似之處，但它們起著不同的作用，因此了解每一種是什麼以及何時使用它們很重要。

什麼是報價？

報價單列出了在任何工作開始之前項目可能花費的費用。報價不僅僅是估計。在您或您公司的代表訪問該站點或與客戶就他們的項目需求進行交談後，將發布報價。它包括材料的準確定價，加上勞動力成本、稅收和適用的折扣。

始終以書面形式給出的正式報價應包括以下內容：

• 公司品牌，可以打印在公司信箋上或可以包含您的徽標和聯繫信息
• 專業的問候語，包括感謝客戶抽出寶貴時間的便條
• 客戶要求的產品和服務的逐行明細
• 其他產品或服務選項，以告知客戶貴公司可以提供的相關產品

報價不是您想要急於完成的文件。花點時間確保沒有數學錯誤、拼寫或語法錯誤。如果有，您和您的企業看起來不專業。

在最終確定報價之前，請遵循以下規則：

• 如果您不能提供產品或服務，請不要提供報價。
• 不要削弱您的服務。不匹配的報價單和發票可能會導致糾紛，從而導致不付款並損害您的聲譽。
• 不要假設。報價越詳細越好。

對於較大的工作，許多客戶會得到三個報價。您可能傾向於降低成本，但是，最便宜的報價並不總是客戶選擇的報價。專注於您的主要優勢並超越客戶的期望，這樣您的報價才會脫穎而出。

在你開始任何工作之前，讓客戶通過簽署來批准報價。根據工作範圍，您可能還需要押金（總額的一部分）。如果需要定金，應在報價單上註明，並提供收據以備記錄。

如果工作範圍發生重大變化，請考慮編寫新報價並讓客戶在開始之前批准更改。如果出現任何差異或爭議，書面更改可以涵蓋您的業務。

要點：報價列出了為客戶完成項目或工作所涉及的所有成本（材料、人工等）。它在任何工作開始之前但在與客戶交談或訪問工作現場之後發布。

提供報價的最佳做法

保持透明。

無論您經營什麼業務，如果您的定價透明，客戶就會很感激。它在企業和客戶之間建立了專業精神和信任，並且有利於推薦。

使用報價軟件保持井井有條。

準備正式報價可以幫助您跟踪和細分潛在客戶。當您每天負責多個報價時，請使用官方報價表（最好是電子報價解決方案，如 HouseCall Pro、Jobber 或 mHelpDesk），而不是在草稿紙上草草記下。

當需要跟進時，您會知道報價是哪一天寫的、客戶當前的聯繫信息以及哪些潛在客戶最有可能轉化為銷售。此外，使用報價軟件可以自動執行跟進流程，因此您可以花更多時間跟進新線索並吸引現有客戶。

避免削弱自己。

出於多種原因，電子報價很有幫助。首先，列出客戶的所有費用可以防止您忘記以後可能導致衝突的必要費用。

或者，也許客戶想要更改他們的訂單。只需單擊幾下，您就可以創建自定義訂單供客戶批准。您甚至可以使用報價來追加銷售客戶可能不知道的服務。

什麼是發票？

工作完成後將發送發票。它應該列出以下內容：

• 發票或參考編號
• 公司聯繫方式
• 客戶信息
• 重要日期（發行日期、截止日期、交貨日期等）
• 透明的逐行成本
• 營業稅（如適用）
• 任何添加或學分
• 付款說明
• 延遲付款條款

您應該在完成工作後 48 小時內發送發票。快速向客戶提供發票可以讓他們有足夠的時間來支付和爭論他們沒有預料到的任何費用。

客戶並不總是按時付款；因此，在開始編寫報價單和發票之前，請確定您的延遲付款政策。如果客戶沒有按時付款，您可以收取固定的滯納​​金或利率。在您的報價單和發票中包含您的延遲付款政策，以便客戶了解如果他們不按時付款將受到的處罰。

創建發票的最佳實踐

讓它無縫。

當您發送發票時，客戶應該可以立即識別它，以便他們知道它來自您的業務以及它的用途。QuickBooks 和 Xero 等發票軟件可以幫助您將品牌整合到發票中。

發票應易於閱讀並包含足夠的空白。您的發票組織得越好，便於客戶閱讀和理解，您就越有可能按時收到付款。

與困難的客戶保持專業。

並非每個客戶都會成為您的最愛，但這不會影響您對待他們的方式。如果客戶拒絕付款或與您面對差異，請保持冷靜並以解決問題的心態處理這種情況。開始對話並調解該過程，以便您獲得報酬。法律行動應該是最後的手段。

密切關注您的現金流。

當您在工作或訂單完成後直接發送發票時，請規劃您的現金流。每天花時間開具發票可以防止您落後並幫助您更快地獲得報酬。它還可以確保您手頭有額外的現金來應對可能出現的任何意外費用，同時還可以幫助您保持每月預算。

創建紙跡。

當客戶不付款時，精心編寫的專業發票和後續跟進可以作為書面記錄。為確保客戶認真對待您的發票，它必須包括付款總額、到期日、接受的付款方式、取消、保證和利息/滯納金。

在這種情況下，電子發票更勝一籌，因為與郵寄紙質發票相比，更容易證明客戶已通過短信或電子郵件收到發票。

提供多種支付方式。

發送專業發票時，請考慮為客戶提供多種付款方式。雖然現金對某些工作來說很好，但並不是每個人都可以用現金或支票支付。

信用卡和借記卡支付對於成長中的企業來說很方便。此外，提供 PayPal、Venmo 和 Zelle 等在線支付選項是快速、可追踪的電子支付方式。這些服務大多收費。[決定您的企業是否支付這些費用或在發票上說明這些費用的成本。

附上感謝信。

客戶永遠不會聽到足夠的感謝。較大的企業可能會發現標準的問候語效果最好，例如“謝謝您的光臨”。較小的企業可以包括適用於特定產品或服務的個性化註釋。

此外，一旦您的客戶收到感謝信，他們就會確認他們的付款已經完成，他們甚至可能會將您推薦給朋友和家人。

您可以使用報價單作為發票嗎？

不，應該在任何工作開始之前發送報價。報價需要準確，但可以根據工作範圍的變化或工作進行中的任何客戶要求增加或減少。

工作完成後，應向客戶開具發票以收取尾款。發票上的金額應與報價總額相符。但是，如果報價有任何更改，包括客戶更改或您的定價錯誤，則應在發送發票之前與客戶討論這些差異。