通過智能休假政策防止員工曠工問題

2023/01/12

帶薪休假政策是員工在仍可獲得報酬的情況下可以休假的組合。
每個州對 PTO 政策都有自己的限制和要求。
PTO 政策應包括帶薪和無薪休假選項、應計和結轉詳細信息、PTO 請求程序以及違規後果。
本文適用於想要製定合法合規的 PTO 政策的企業主和人力資源經理。

您是否有一名員工經常大喊“生病”或請假過多？雖然許多員工缺勤是合法的，但反復出現的計劃外缺勤確實會擾亂業務——尤其是在員工休帶薪假的情況下。

你的第一直覺可能是對員工進行紀律處分，指責他們利用公司，甚至威脅要解僱他們。但是，如果他們缺勤的原因屬於受法律保護的缺勤，那麼您可能會陷入困境。

Meyer Law 的創始人兼執行律師 Tricia Meyer 指出，雇主了解有關員工休假的聯邦或州法律非常重要，這樣他們就不會制定非法政策或對員工提出不公平要求。了解制定智能休假政策和處理員工缺勤的來龍去脈。

什麼是取力器？

帶薪休假，也稱為 PTO，顧名思義：這是一種員工福利，雇主每年向員工支付規定的休假天數。雇主可以在各種不同的帶薪休假選項中進行選擇，例如聯邦假期、浮動假期、假期、病假、育兒假、喪假、陪審團和軍假。雇主還確定 PTO 政策指南，例如誰有資格、每年有多少天（固定或無限）以及 PTO 的累積方式。適合您企業的最佳 PTO 政策將取決於您的組織和團隊需求。

病假和 PTO 之間的區別

要點： PTO 是一項員工福利，員工在他們不工作的日子裡獲得報酬。

保單中應包含哪些內容

無論您是第一次製定休假政策還是更新現有政策，我們的消息來源都建議包括一些關鍵事項。

員工工作時間：定義預期工作時間和每週工作小時數，以及簽入/簽退程序以確保員工滿足這些要求。
帶薪和無薪休假選項：除了定期帶薪休假（包括病假、事假和休假），列出帶薪（或無薪）假期、休假期間（例如喪親或陪審義務）以及受聯邦保護的缺勤，例如《家庭和病假法》(FMLA) 和傷殘假。如果您的公司有無限 PTO 政策，請解釋這意味著什麼以及應該如何使用。“清楚地描述員工可以享受哪些帶薪和無薪休假，包括他們何時以及如何有資格休假，以及他們每週、支付期、每月或每年累積多少假期，”Jaime Lizotte，人力資源和稅務合規解決方案ComplyRight的經理告訴《商業新聞日報》。
PTO 應計和展期政策：您需要確定員工是否符合您的 PTO 計劃。是否所有員工在每個日曆年開始時都一次性獲得帶薪休假，或者 PTO 是否在全年發生？此外，他們未使用的帶薪休假是否會延續到新的一年，或者您是否有使用它或丟失它的政策？一些州禁止使用它或丟失它的政策（例如，加利福尼亞州、蒙大拿州、內布拉斯加州），因此檢查您適用的州法律以了解您可以使用哪些政策選項非常重要。
終止付款：沒有聯邦法律要求雇主在僱員被終止時向僱員支付應計和未使用的休假時間；但是，您可能需要遵守州 PTO 支付法，具體取決於您公司所在的位置。
PTO 請求程序：當員工不在時請病假或通知公司的程序是什麼？如果員工遲到，是否應該通知某人？員工是否有責任為計劃外的休假找人代替？“一定要解釋請假政策，包括請假的任何截止日期和停電期，”Lizotte 說。您的政策應在所有員工、主管和經理之間共享。此外，高管們應該接受如何公平應用它的培訓。
違規後果：如果員工不遵守政策，您的政策的最後一部分應該說明後果。在您的員工手冊中包含您的 PTO 政策和指南的詳細信息。“寫下針對各種違規行為將採取的步驟，以保護您的企業免受偏袒或歧視的指控，”Lizotte 說。

雇主必須提供帶薪休假嗎？

目前沒有聯邦法律要求雇主提供帶薪休假，但這並不一定意味著你就可以擺脫困境。每個州都有自己的 PTO 要求，確定雇主是否有義務制定帶薪休假政策。這就是為什麼在起草您的休假政策之前檢查您所在州的具體指南很重要的原因。

請記住，即使法律沒有要求，提供某種類型的 PTO 和帶薪休假政策通常也是個好主意。為您的員工提供靈活性，讓他們在急需的時間裡休假，可以改善您的整體員工隊伍。例如，提供休假工資可以幫助您吸引和留住頂尖人才，提供病假可以幫助您保持健康的工作場所。

你知道嗎？：雖然聯邦政府不要求員工提供 PTO，但一些州有自己的要求。

保持合法合規

作為雇主，您有法律義務在休假政策方面公平對待員工。研究聯邦法律，例如：

FMLA
美國殘疾人法案(ADA)
軍警就業和再就業權利法案(USERRA )
1964 年民權法案第七章（第七章）

此外，熟悉您所在州的工人賠償法。

“你必須確保你不會出於任何受保護的原因譴責甚至否認員工缺勤，”Lizotte 說。“另外，確保你對每個員工都一視同仁，這樣你就不會以歧視或錯誤的解僱索賠告終。”

最好讓經驗豐富的律師審查您的保單，以確保沒有有問題的語言或規則。

“雇主應該諮詢專業人士，以確保他們在政策和實施最佳實踐方面遵守各種聯邦和州法律，”邁耶說。“雇主的政策應該清楚地寫下來並發送給所有員工以供他們審查/確認。”

要點：檢查聯邦和州法律並諮詢法律專業人士以製定合規的 PTO 政策。

跟踪和處理員工缺勤

Replicon 的聯合創始人兼聯合首席執行官 Raj Narayanaswamy 表示，員工缺勤不僅僅是一個合規問題，你如何處理它們會影響公司成本、盈利能力、文化、員工士氣等。

“你選擇遵守這些缺勤要求的方式不僅會對你的法律部門產生深遠的影響，所以花點時間充分了解你的公司是如何分配時間的，”他說。

Lizotte 指出，雇主可以通過在公司中創建一個定期記錄缺勤的流程（例如使用紙質文件）或找到一種電子解決方案來輕鬆跟踪員工的缺勤情況，以便他們在員工缺勤發生時輕鬆輸入。

“如果雇主打算擴大公司規模，我建議使用第三方軟件產品進行跟踪，因為與電子表格中的跟踪相比，它通常在管理上不那麼麻煩，不太可能包含錯誤，並且允許雇主確保更輕鬆地遵守州和聯邦法律，”邁耶說。

接下來，Lizotte 說要看看貴公司對計劃外曠工的態度。你容忍它是因為每個人都偶爾需要休息嗎？你覺得它被濫用是因為你不知道如何以不同的方式管理它嗎？或者它是不受歡迎的，員工知道，但它仍然發生？

“通過進行這次審計並回答這些問題，您將能夠識別……[並]了解貴公司可能存在的任何缺勤問題，然後[然後]實施計劃，”Lizotte 說。

在對員工採取任何紀律處分之前，我們建議諮詢人力資源專業人士和/或律師，以確保您遵守法律。

Sammi Caramela 和 Skye Schooley 的補充報導。對本文的前一版本進行了一些消息來源採訪。