如何在 Microsoft Outlook 中創建規則

通過使用 Microsoft Outlook 中的規則，您可以自動將預定義的操作應用於與您帳戶中的指定條件匹配的電子郵件。這有助於避免手動過濾您的電子郵件並使該過程自動化。我們將向您展示在 Outlook 中創建規則的兩種不同方法。

在 Outlook 中創建規則的方法

在 Outlook 中創建規則的第一種方法是使用現有電子郵件作為基礎。然後 Outlook 會嘗試查找與您選擇的郵件相似的郵件，並允許您對其採取操作。

另一種方法是從模板創建規則。在此方法中，您可以選擇一個模板來創建規則，或者從一個空模板創建一個規則。這使您可以更好地控制要對電子郵件執行的操作。

使用 Outlook 中的現有電子郵件創建規則

要將電子郵件帳戶中已有的電子郵件地址用作規則的基礎，請首先在您的計算機上啟動 Outlook 應用程序。

當 Outlook 打開時，找到您要用作基礎的電子郵件地址。例如，我們想將 Zoom 的所有電子郵件發送到特定文件夾，因此我們找到了來自 Zoom 的電子郵件。然後右鍵單擊該電子郵件並選擇規則 > 新規則。

“創建規則”窗口將打開。這是 Outlook 從您選擇的電子郵件中預填充某些字段以節省您時間的地方。要使用這些字段，請務必選中每個字段旁邊的框。

如果要更改字段的內容，請執行此操作。

在同一窗口的“執行以下操作”部分，您可以決定對您選擇的電子郵件應用哪個操作。例如，如果您想自動將與您選擇的電子郵件類似的電子郵件移動到文件夾，請激活“將項目移動到文件夾”選項。然後單擊“選擇文件夾”。

在“規則和警報”窗口中，選擇要移動電子郵件的文件夾。然後選擇“確定”。

返回“創建規則”窗口，單擊“確定”創建並保存規則。

建議。要訪問其他規則配置選項，請在“新建規則”窗口中單擊“更多選項”按鈕。

在打開的成功窗口中，如果您還想將新規則應用於現有電子郵件，請啟用“立即為當前文件夾中的郵件運行此規則”選項。然後選擇“確定”。

就這樣。您的規則現已創建，它將應用於符合指定條件的電子郵件。

您知道可以使用 Outlook 規則自動發送密件抄送電子郵件嗎？

在 Outlook 中使用模板創建角色

Outlook 有幾個模板可幫助您創建一些基本規則。要使用這些模板，請首先在您的計算機上啟動 Outlook。然後，在 Outlook 的左上角，單擊文件。

在左側邊欄上，單擊“信息”。然後，在右窗格中，選擇管理規則和警報。

規則和警報窗口打開。在這裡，在電子郵件規則選項卡下，單擊新建規則。

您將看到“規則嚮導”窗口提供了用於新規則的各種模板。選擇您要使用的模板。例如，如果要將主題行中包含特定單詞的電子郵件移動到電子郵件帳戶中的特定文件夾，請選擇“將主題行中包含特定單詞的郵件移動到文件夾”。

我們將在接下來的步驟中使用上述模板。

選擇模板後，單擊窗口底部的“下一步”。

在下一頁的“步驟 2”部分中，單擊“特定詞”。

您將看到“搜索文本”窗口。在這裡，單擊“指定要在主題中搜索的單詞或短語”字段，然後輸入您要過濾電子郵件的單詞或短語。然後通過單擊添加將這些單詞添加到列表中。

添加單詞後，單擊“確定”按鈕。

再次，在步驟 2 下，單擊指定。

選擇要移動電子郵件的文件夾。然後選擇“確定”。

您現在回到了規則嚮導窗口。點擊此處底部的“下一步”。然後選擇“下一步”和“下一步”。

在“完成規則設置”屏幕的“步驟 1：指定此規則的名稱”字段中，輸入您的規則名稱。這可以是您選擇的任何名稱，但盡量具有描述性，以便您以後可以輕鬆識別此規則。

在“第 2 步：自定義規則選項”部分，要將角色用於除新電子郵件之外的所有現有電子郵件，請啟用“立即為收件箱中已有的郵件運行此規則”選項。

通過選擇啟用此規則來激活規則。然後點擊底部的“完成”。

在底部的規則和警報窗口中，選擇應用，然後選擇確定。

提示：以後要刪除規則，請在列表中選擇規則並選擇刪除。

您的規則現已創建，它將過濾並處理您選擇的電子郵件。準備好。

您知道可以在 Outlook 中創建服務器端規則嗎？它們與您在上面看到的不同，您可以在某些情況下使用它們。