如何為混合工作設置 Google 日曆

混合工作在 21 世紀變得越來越流行，並且有幾個好處。團隊可以繼續面對面協作，而員工可以節省差旅費並減少通勤時間。然而，建立正確的系統對於長期成功至關重要。

世界各地的許多人都使用 Google 日曆來管理他們的工作日，並且在為混合工作設置它時，您有很多選擇。本文將向您展示如何更高效地跨多個地點運營。

1.共享工作地點和時間

通過 Google 日曆進行混合工作協作的最簡單方法之一是共享您的工作地點和時間。當您和您的團隊這樣做後，您會發現安排會議、了解人們沒有回應的原因等會變得更加容易。

如果您想分享您在線的工作時間，您只需在您的 Google 卡片上添加備註即可。在這裡，您還可以添加您的時區。您還可以通過轉到“設置”和“共享”>“工作時間”來共享您的工作時間。勾選啟用工作時間框，並自定義您每天的工作時間。

在 Google 日曆中共享您的時區的另一種方法是選擇您和您的團隊使用的日曆。在“時區”部分下選擇您所在的位置之前，請轉到“設置和共享” 。

2. 在 Google Calendar 中使用 Focus Time

如果您使用 iPhone，您可能熟悉對焦模式。簡而言之，您可以使用這些來限制通知和其他可能導致您工作失誤的事情。混合工作可能會導致很多人在您應該全神貫注於某項任務時嘗試與您聯繫，而 Google 日曆有一個工具可以幫助您解決這個問題。

Google 日曆中的專注時間功能可讓您為工作分配時間，您還可以選擇是否要自動拒絕其他人邀請您參加的會議。請注意，只有某些計劃允許訪問專注時間功能。您可以通過創建新事件並查看是否注意到允許您這樣做的選項來進行檢查。

3. 跟踪每個人的日曆

您是否曾經有人邀請您參加重要活動，而您的日曆上已經有其他事情了？如果是這樣，您就會知道這有多煩人。好消息是，使用 Google 日曆，您可以在使用混合模型時限制此問題。

避免會議時間衝突的一種方法是了解每個人何時有空。創建新活動時，轉到左側的“與……會面”選項，然後輸入您要邀請的人的姓名。

您應該能夠看到您邀請的人的日曆。但是，有些用戶可能沒有分享他們的 – 如果是這種情況，您應該嘗試確保他們改變這一點（您可能還需要升級他們的 Google Workspace 訂閱計劃）。

4.使用第三方集成

當您的團隊採用混合工作模式時，您應該盡可能多地消除協作障礙。好消息是 Google 日曆具有多個第三方集成，這些可以幫助您一起使用更多您喜愛的應用程序。借助 Google，您可以集成 Zoom 等通信工具和約會提醒等其他便捷應用程序。

要將第三方應用程序與 Google 日曆集成，請轉到屏幕右側的+圖標。然後，搜索或選擇您要使用的應用程序。然後，您可以選擇Admin Install或Individual Install，以適合您的需要為準。

5. 牢記其他國家的公共假期

作為混合模型的一部分，您的團隊成員可能在不同的國家/地區工作。如果您在不同的邊界開展業務，請務必記住，整個世界不會按照相同的時間表運行。

如果您要安排會議，請確保這些活動不會與其他假期發生衝突。例如，雖然英國不會在 7 月 4 日放假，但美國會。您可以詢問您的團隊成員，但您也可以在網上找到很多地方；輸入“[country] public holidays [year]”，你應該能夠找到一個列表。

6. 限制會議次數

如果您曾長期從事朝九晚五的工作，您可能會知道許多會議是多麼毫無意義。而且，如果您沒有製定適當的計劃，您很快就會陷入團隊正在討論上次會議的陷阱。

在安排會議之前，詢問是否有必要舉行會議。大多數時候，您可以通過 Slack 發送消息或給您的團隊成員發送電子郵件。如果您需要召開會議，請準備一份清晰的談話要點清單，並儘可能簡短。

7.使用谷歌日曆中的任務功能來確定截止日期

不經常和同事呆在同一個房間裡是件好事。例如，您通常可以專注於完成需要大量認知努力的任務，而不必擔心其他人會分散您的注意力。但是，它也會引起問題。

一個問題是您可能會忘記重要的截止日期。但是，您可以使用 Google 日曆來緩解該問題。跟踪截止日期很容易；您可以轉到“創建”>“任務”並輸入您需要完成的任何內容。這樣做之後，選擇截止日期。

除了 Google Calendar 之外，您還可以使用 Todoist 和 Microsoft To Do 等工具來達到類似的目的。

8. 預留你處理重要任務的時間

混合工作的好處之一是您可以更靈活地安排自己的日程安排。“深度工作”的概念來自 Cal Newport 關於該主題的書中，其核心組成部分之一是每天分心、分心地完成艱鉅的任務。

深度工作不是你可以指望一天工作八小時的事情，但是為密集型任務安排時間是個好主意。您可以轉到“創建”>“任務”來預留時間來完成您的項目，您還可以決定是否要設置重複性任務。

時間限制在一開始是很困難的，我們建議您查看我們最重要的時間限制技巧來幫助您。

Google 日曆：混合工作的得力助手

混合工作可以使雇主和僱員都受益。如果做得正確，您可以營造一個團隊成員可以協作和創新的環境，同時給予人們更多的自由。通過更好地控制他們的日程安排，您可能會注意到團隊成員的工作效率更高。

Google Calendar 可以解決混合工作模式帶來的許多問題，例如透明度和溝通受限。試試這些技巧，看看它們是否適合您。