如何在 Google 日曆中設置外出

Google 日曆外出通知可讓您根據具體情況顯示您是否有空。您可以方便地讓人們知道您不在辦公室以及您可能離開辦公室多久。使用此功能時，Google 日曆會自動拒絕會議，直到您返回。

使用 Google 日曆外出功能

當您需要離開辦公室時，通知那些可能需要與您聯繫的人是合理的。這可能是客戶或同事。使用 Google 日曆外出功能可以讓您輕鬆完成此操作。

在計算機上設置

使用計算機，您可以在外出時輕鬆設置 Google 日曆。提示：Chrome 允許您在新標籤頁或窗口頁面上訪問所有 Google 應用程序。

1. 打開谷歌日曆。

   

2. 選擇“創建”。

   

3. 選擇“不在辦公室”。

   

4. 輸入活動日期。您也可以自由添加特定時間段。

   

5. 可以更改拒絕設置，並且您可以添加拒絕消息。

   

6. 選擇“保存”。

   

在 Android 和 iOS 上設置

此 Google 日曆功能還可以使用 Android 和 iOS 設備輕鬆設置。無論您身在何處，都可以進行此工作。

1. 打開谷歌日曆。

   

2. 點擊底部的“創建”，如加號所示。

   

3. 點擊“不在辦公室”。

   

4. 選擇您計劃外出的日期。如果您願意，也可以指定時間。

   

5. 點擊保存

   

此功能允許您安排在選定的時間和日期之外重複的外出活動。通過在 Google 日曆中將外出添加為活動，日曆將拒絕與該時間重疊的任何活動邀請。這種外出方法可以讓您拔掉電源並停止接收會議請求。

注意：學校或單位的 Google Workspace 均可使用此功能。它不適用於個人帳戶。

設置外出工作時間的 Google 日曆

Google 日曆允許您自定義工作時間安排。過去，您必須為一個時間段設置工作時間，然後在一周的其他日子復制該工作時間。Google 日曆允許您自定義一周中每一天的工作時間。日曆也可以共享。

當您設置工作時間時，如果有人試圖在這些時間之外安排會議，系統會自動發送一條通知，告知他們您沒空。

另一個有用的功能是 Google 日曆能夠自動確定工作時間。這基於您的日程安排歷史記錄。如果建議不准確，可以更改。

設置辦公時間時，時區並不重要。相反，Google 會自動推斷時區。這消除了任何可能的混亂。

設置外出時自動回复

有些人還將外出通知稱為休假響應，在您離開時添加一條通知是明智的做法。設置 Gmail 帳戶的自動回復相對容易。

在計算機上設置

在計算機上設置自動回复需要幾個步驟。但正確的做法會讓你得到想要的結果。

1. 打開 Gmail。
2. 選擇頂部的齒輪圖標以打開設置。

   

3. 選擇“查看所有設置”。

   

4. 向下滾動到“假期響應者”。

   

5. 單擊“假期應答器開啟”。

   

6. 輸入日期範圍、主題行和您的消息。

   

7. 如果您希望只有您的聯繫人才能看到您的假期回复，請選中您的消息下方的複選框。

   

8. 選擇“保存更改”。

   

在 Android 和 iOS 上設置假期回复器

網絡上的許多模板可用於編寫良好的自動回复消息。它必須既專業又友好。

1. 打開 Gmail。

   

   • 重要提示：此步驟不適用於 Apple 設備上預裝的郵件應用程序。
2. 點擊左側的漢堡菜單。

   

3. 向下滾動並點擊“設置”。

   

4. 選擇您要設置自動回复的帳戶。

   

5. 選擇“假期響應者”。

   

6. 切換開關以啟用響應器。

   

7. 輸入日期範圍、主題行和您的消息

   

8. 在 Android 上點擊“完成”，在 iOS 上點擊“保存”。

   

使用自動回复時的注意事項

詳細了解此功能及其工作原理可以提升您的體驗。關於 Gmail 假期回复需要記住的一些事項包括：

• 自動回复的有效期為從您安排外出活動時的午夜到安排的最後一天的 11:59。在此時間過去之前可以更改此設置。
• 如果您收到垃圾郵件，則不會自動回复。作為郵件列表的一部分收到的消息也是如此。
• 如果您使用的 Google Workspace 帳號是單位帳號，您可以進行設置，以便只有單位內的人員才會收到自動回复。
• 如果在此期間有人多次聯繫您，則自動回复可能只會在第一封電子郵件之後才會發送。但是，這裡有一些例外：
  • 如果同一個人在收到第一封電子郵件四天后聯繫您，而您仍然沒有空。
  • 如果您調整自動回复並且同一個人發送了另一封電子郵件。

與外出消息相關的最佳實踐

創建一條可以專業閱讀的外出信息非常重要。它也需要是積極的。一個好的信息應該包括以下內容：

• 您計劃離開和返回的日期。在設置辦公時間時，您必須具體說明您有空的時間和日期。
• 估計需要多長時間才能給出答复。或者，您可以使日曆對所有人可見或共享，以便每個人都可以知道您何時有空。
• 遇到緊急情況時，接收者應該做什麼。這應該包括他們可以聯繫到的人的聯繫電話號碼。
• 消息應該具有一定的個性。雖然您可以設計出幽默、聰明和尖刻的信息，但在許多情況下保持專業和簡潔是明智的。
• 請記住使用 Gmail 等其他系統來記錄您的缺席情況。

一旦假期結束或回到辦公室，您應該通過做幾件事來輕鬆恢復工作。這些包括：

• 關閉所有外出消息。谷歌會自動處理這個問題。不過，您可以復查一下，以確保萬無一失。此外，如果您返回時間早於預期，您可以手動關閉消息。
• 查看日曆以查看當天設置的約會和任務。這給了你一個做好準備的機會。
• 檢查完您的約會和任務後，根據優先級安排它們。首先從重要的任務開始，然後讓其他任務跟進。
• 盡量讓事情變得簡單。當您離開時，可能需要一些時間才能趕上所有事情。保持清醒的頭腦和計劃來完成它可以讓你更輕鬆地趕上來。
• 遵守時間表：設定時間表後，就遵守它。這讓您的客戶、家人和同事有信心能夠聯繫到您。

擁抱自動化並利用 Google 日曆功能

Google 日曆的外出功能消除了與手動取消約會和約定相關的一些不確定性。通過利用此功能，您可以享受外出時光，而不必擔心重要消息在離線時收不到回复。外出功能讓他們知道您何時離開，並自動拒絕任何會議邀請等。

您是否嘗試過 Google 日曆的外出功能？效果如何？請在下面的評論部分告訴我們。