如何減輕壓力並養成健康的電子郵件使用習慣

2023/02/10

對於許多人來說，查看電子郵件是他們工作或學習生活中不可避免的一部分。然而，電子郵件成癮（或電子郵件疲勞）幾乎可以在任何人身上蔓延，而且很容易養成日以繼夜檢查收件箱的習慣。

以下是如何與電子郵件建立更健康的關係，以減輕壓力，並在減少干擾的情況下享受休息時間。在絕大多數情況下，新消息無論如何都不需要立即關注。

關於電子郵件成癮

您一天中多久檢查一次電子郵件？根據Computers in Human Behavior的研究，一般而言，減少查看電子郵件的頻率（比如每天大約三次）與壓力和壓力感減輕有關。很有可能，許多電子郵件用戶傾向於更仔細地檢查他們的帳戶。

從表面上看，這並不是一件壞事：您正在嘗試負責並及時回复消息。但是，這可能會讓您感覺需要時刻關注收件箱。

儘管有些人確實需要如此密切地監控電子郵件以獲得職業成功，但許多其他人可以從減少打開收件箱的頻率中受益。在大多數情況下，那些包含您不關心的廣告或約會提醒的消息可以等待幾個小時。

以下是如何減少您每天花在檢查（和擔心）電子郵件上的時間。

通過刪除手機中的所有電子郵件來減少日常生活中的電子郵件疲勞。這將消除在一天中的奇怪時刻掃描收件箱的誘惑，尤其是當您下班時。它可以成為僅計算機的活動。

計劃在一天中的特定時間查看電子郵件，例如上午 9:00、中午和下午 4:00（或任何適合您的日程安排的時間）。根據您的需要，每天設定 3 次或更少。

根據Internet Interventions的說法，這種策略有時被稱為電子郵件批處理，往往會減少電子郵件帶來的情緒疲憊。電子郵件不再是您必須隨時待命的感覺，而是成為一種更易於管理的活動，每天只進行幾次。

如果您擔心讓潛在的電子郵件通訊員等待，請設置自動回复消息。在 Gmail 中配置定期休假回复器，其中包含一條消息，說明您通常每天查看電子郵件的時間。作為潛在的備份，包括一個電話號碼，並指示消息收件人在需要緊急關注的情況下打電話或發短信。

在大多數情況下，通過電子郵件監控設置這些界限可以讓您更加安心，同時仍能確保您及時查看和回復重要消息。這是兩全其美的。

根據Sleep Advisor的一項調查，大約三分之一的千禧一代一醒來就會查看電子郵件，儘管這種做法通常會增加焦慮。這種衝動是可以理解的——您想在工作日或學習上有一個飛躍——但這並不是度過一個上午最愉快的方式。在您還沒起床之前，關於未決待辦事項列表的想法就開始在您的大腦中盤旋。

相反，抵制早上第一件事就是打開收件箱的衝動，並創建一個更好的早晨例程，其中包括一些您喜歡的活動。準備一份美味的早餐、伸展運動或寫點日記。任何待處理的電子郵件都可以等待。

您最常在什麼時候需要查看電子郵件？是在醒來之後還是在一天中只要有幾分鐘的休息時間就開始？檢查的衝動可能是習慣性的和自動的，以至於你沒有真正注意到它。

要密切關注這種習慣，請下載旨在幫助您改變習慣的應用程序，例如 Strides。設定目標以減少查看電子郵件的次數，或（如果可能）減少與電子郵件互動的時間。確定一個明確的目標將使減少電子郵件時間變得更加可行。

在工作時很容易讓電子郵件選項卡保持打開狀態，每次收到新郵件時點擊該選項卡。然而，來自電子郵件的通知會分散注意力並打斷工作流程。毫不奇怪，檢查電子郵件是常見的任務管理挑戰之一，這使得您很難專注於您需要做的事情。

如果可能，鼓勵您的團隊使用不同的工具進行交流，例如 Slack 或 Microsoft Teams。在許多情況下，聊天功能可以代替電子郵件通信。

如果很難改掉這個習慣，請退出您的電子郵件，並讓自己每次都輸入登錄名和密碼。它為整個過程增加了一個額外的步驟，並降低了自動化程度。然而，隨著時間的推移，您將欣賞無需不斷瀏覽電子郵件選項卡並等待收到的消息出現即可集中註意力的能力。

準確監控您花在電子郵件上的時間可以更輕鬆地減少時間。在 iPhone 上，“屏幕使用時間”功能會顯示您在電子郵件應用上花費的時間。同時，Android 的數字健康工具不僅可以幫助跟踪您的電子郵件時間，還可以讓您將電子郵件放入特定的工作應用程序中，該應用程序在您下班時保持隱藏狀態。

或者，使用 Toggl Track 或 RescueTime 等時間跟踪應用程序來監控電子郵件的使用情況。有時僅僅看看你的時間都花在了哪裡就足以激勵你減少電子郵件的使用習慣。

如果您發現難以抗拒整天查看收件箱的衝動，那麼您並不孤單，但這是一個容易改掉的習慣。通過將電子郵件應用程序從手機上移開，限制每天查看郵件的次數，並更加註意查看收件箱的傾向，就有可能克服電子郵件的壓力並騰出時間進行其他活動。

試試這些技巧，看看哪些技巧最有助於管理您的電子郵件習慣，您很快就會覺得受這些收件箱通知的束縛有所減輕。