如何在 Excel 中創建簡單的庫存系統

庫存數據庫對於任何基於產品的業務的蓬勃發展都是必不可少的。它提供對有價值數據的輕鬆訪問，並有助於做出關鍵業務決策，例如訂購新庫存。

雖然您可以在 Internet 上找到一些複雜而詳細的庫存管理軟件，但也可以在 Excel 中創建一個簡單的庫存系統。這不僅可能，而且也很容易。

在 Excel 中創建一個簡單的庫存數據庫

要了解在 Excel 中創建庫存系統的過程，讓我們按照以下步驟為手機商店創建庫存數據庫：

1. 在新 Excel 工作表的頂行創建以下標題：WeU、Model Name、Company、Unit Price和Number of Available Units（您可以根據您的要求創建更多標題）。
2. 標題使用粗體。
3. 要使標題突出，請為標題單元格添加背景顏色。
4. 選擇所有標題並轉到“主頁”選項卡中的“字體”部分。
5. 單擊“填充顏色”選項旁邊的箭頭並選擇所需的顏色。

標頭準備就緒後，就可以填寫信息了。到現在為止，你應該有這樣的東西：

您可以按照以下步驟添加邊框，使您的 Excel 數據庫在視覺上令人愉悅且更易於閱讀：

1. 選擇庫存數據庫中的所有單元格。
2. 轉到“主頁”選項卡中的“字體”部分。
3. 單擊邊框圖標 旁邊的箭頭。
   
4. 為清單數據庫單元選擇所需的邊框類型。

將過濾器選項添加到您的數據庫：

1. 選擇數據庫中的任何單元格。
2. 轉到“主頁”選項卡最右側的“編輯”部分。
3. 單擊排序和篩選圖標 旁邊的箭頭。
   
4. 單擊過濾器。

恭喜，您剛剛為一家手機商店創建了庫存數據庫。

您可以通過添加新數據或修改現有數據來輕鬆更新數據庫。此外，您可以從新創建的清單數據庫中過濾出所需的信息。

例如，如果您想過濾特定公司的庫存數據庫條目：

1. 單擊公司標題 旁邊的箭頭。
   
2. 選擇所需的公司。
3. 數據庫將只顯示那些公司的條目（手機）。

在 Excel 庫存系統中使用 VLOOKUP 函數

假設您要在數據庫中搜索特定商品的價格。您可以在 Excel 中使用 VLOOKUP 函數，而不是在數據庫中搜索它。VLOOKUP 的公式如下：

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

在哪裡：

• LOOKUP_VALUE是您要在分配的表數組的第一列中查找的值。
• TABLE_ARRAY是您要在其中應用 VLOOKUP 函數的指定單元格區域。
• COL_INDEX_NUMBER是包含返回值的列號。
• RANGE_LOOKUP（可選）為TRUE或FALSE。如果希望 Excel 返回精確匹配，請指定FALSE；如果希望 Excel返回近似匹配，請指定TRUE 。如果您未指定任何值，Excel（默認情況下）將設置一個TRUE值並返回近似匹配項。

當您應用 VLOOKUP 函數時，Excel 會在分配的單元格區域的第一列中找到 LOOKUP_VALUE。這就是為什麼要使 VLOOKUP 函數起作用，您的 LOOKUP_VALUE 位於 TABLE_ARRAY（分配的單元格範圍）的第一列中很重要。

找到 LOOKUP_VALUE 後，Excel 根據指定的 COL_INDEX_NUMBER 統計單元格數並返回結果。返回值將是精確值或近似值，具體取決於您是否為 RANGE_LOOKUP 指定了 FALSE 或 TRUE 值。

現在您已經對 VLOOKUP 函數有了一定的了解，讓我們使用它從我們的手機庫存數據庫中提取數據。要從您的數據庫中搜索特定手機的價格，請按照以下步驟操作：

1. 在新單元格中創建以下兩個標題：WeU和Price。
2. 在價格標題下鍵入以下公式：=VLOOKUP(
3. 要提供LOOKUP_VALUE，請選擇WeU標題下的單元格（在我們的示例中為I5），然後添加一個逗號。
4. 對於TABLE_ARRAY，選擇數據庫中標題下的所有單元格（在本例中為A2:E10），後跟一個逗號。
5. 我們想要找到所需 WeU 的價格，因此我們將COL_INDEX_NUMBER設置為 4（因為單價標題是我們數據庫中的第 4 列），並在其後跟一個逗號。
6. 最後，將RANGE_LOOKUP指定為FALSE，因為我們希望 Excel 返回精確值。
   
7. 按回車。

Excel 將返回 #N/A 錯誤，但請不要擔心。那隻是因為我們還沒有在 WeU 標題下添加我們想要的 WeU (LOOKUP_VALUE)。

要找出特定 WeU 的價格（從我們指定的範圍，即我們的數據庫），在 WeU 標題下鍵入它，Excel 將返回該項目的確切價格。您可以對數據庫中的任何項目執行此操作。

要查找有關該項目的更多信息，您可以重複相同的過程。假設您還想找出某項商品的可用單位數。為此，在Price標題旁邊創建另一個標題並將其命名為No. of Units。在這個新標題下，輸入以下公式：

=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,FALSE)

請注意，雖然公式的其餘部分相同，但我們的 COL_INDEX_NUMBER 已從 4（在前面的公式中）更改為 5。這是因為單位數標題位於我們數據庫的第 5 列。

如何使用 Excel 模板創建庫存系統

如果您不想經歷在 Excel 中手動創建庫存系統的麻煩，您可以選擇使用 Excel 庫存模板的更簡單途徑。

1. 轉到 Office 網站以查找現成的Excel 庫存模板。
   
2. 選擇您要使用的模板並下載。
3. 下載完成後，雙擊打開模板文件。
4. 單擊頂部的啟用編輯以開始根據您的要求進行調整。

現在，您可以根據需要添加或刪除標題，並開始使用模板通過添加項目和更新相關信息來管理您的庫存。

讓您的 Excel 庫存系統更上一層樓

現在您已經掌握了基礎知識，是時候讓您的 Excel 庫存系統更上一層樓了。您可以通過了解不同的 Excel 公式並將它們應用於您的 Excel 庫存數據庫來輕鬆做到這一點。這將幫助您發揮 Excel 庫存數據庫的創造性，並且您將能夠更有效地使用它。