如何在 Google 表格中創建項目請求板
也許您正處於需要向同事尋求幫助或向他們發送作業的位置，但您對此感到有點尷尬——或者您只是不關心所有來回的電話和電子郵件。為什麼不創建一個項目請求板？
雖然您可以註冊 ClickUp 或 Asana 等項目管理工具並讓您的同事加入您的行列，但您可能已經可以使用簡單、免費的解決方案——Google 表格。閱讀本文，了解如何使用這種通用電子表格工具構建項目請求板。
在 Google 表格中創建項目請求板佈局
創建項目請求板的目標是雙重的。它是您克服委派任務造成的摩擦的一種方式。此外，它減少了來回通信，從而節省了您的時間。
從本質上講，對於您添加到董事會的每項任務，您都會列出您的同事完成任務所需知道的一切。因此，您需要保持一致，並創建一個每次都會提示您添加重要細節的佈局。細節如：
- 截止日期。
- 優先事項。
- 說明。
- 誰負責。
- 誰分配的。
由於每個工作場所都不同，您可能會包含一些額外的細節以根據您團隊的需求進行定制。因此，在開始之前，請花點時間考慮一下。如果您現在想不出，可以稍後添加，但請記住，少即是多。您不想添加任何不必要的步驟。
要開始使用您的項目請求板，請在 Google 表格中打開一個空白文檔。在電子表格的頂部寫下以下標題以及您想到的任何其他內容：
- 任務— 在這裡，您將為作業指定一個唯一的標題。
- 描述——在此標題下，您將寫下您需要他們做什麼的簡短摘要。為了保持整潔，請在文本換行設置中使用Clip將文本塞入下一個單元格下方。
- 受讓人——這是您要標記要將任務移交給的同事的地方。
- 優先級——在這裡，您可以顯示緊急程度。
- 由於——這將傳達任務的截止日期。
- 狀態——您的團隊使用此列來分享進度。
- 創建者——委託人會將他們的名字放在這裡，以便受託人知道任務和信息來自誰。
將標題加粗並為該行添加背景色，幫助您的標題脫穎而出。您還可以通過突出顯示並轉到頂部菜單中的查看、凍結，然後轉到1 行來凍結 Google 表格的第一行。
在 Google 表格中添加狀態按鈕
在您的項目請求板上添加一個狀態按鈕可以讓您和您的同事快速共享進度。這也是快速了解每個人的工作量並確定是否有人需要額外幫助的好方法。您可以使用的一些狀態示例是：
- 去做。
- 正在做。
- 完畢。
- 卡住。
- 等候接聽。
- 供審查。
您可以通過向工作表添加下拉菜單來創建工作狀態按鈕，就像您在 ClickUp 和 Asana 等項目管理軟件中找到的按鈕一樣。去做這個：
- 突出顯示您的狀態欄。按住CTRL或CMD並單擊標題單元格以取消選擇它。
- 轉到頂部菜單中的數據。
- 單擊Data validation，將打開一個邊欄。
- 在Criteria下，確保選擇了Dropdown。
- 將您的選項填寫到下面的文本字段中，使用“添加另一個項目”按鈕創建其他地點。
- 為每一個分配您選擇的顏色。
- 點擊完成。
現在您將擁有一個您的團隊可以用來顯示任務狀態的菜單。列表底部有一個編輯按鈕，但它只適用於選定的單元格。要更改所有狀態按鈕，請返回數據驗證菜單並從邊欄中選擇要編輯的規則。
如果需要，重複這些步驟以將快速選項添加到您的Priority、Assignee和Created by列。
使用評論在 Google 表格中分配和討論任務
如果您只是在工作表中標記或提及某人，Google 不會發送通知。將某人分配給項目時，您可以按照以下步驟提醒他們：
- 選擇您要交給他們的任務的名稱。
- 右鍵單擊並選擇評論或轉到工具欄中的對話氣泡圖標。
- 輸入 @，然後輸入他們的姓名或電子郵件地址——如果需要，您還可以在此處添加消息。
- 單擊分配。
現在，如果您的同事有任何問題，他們可以將其作為評論添加到同一線程中。通過將有關任務的所有通信都保存在分配給它的同一位置，如果有人需要復習，你們都將確切地知道以後在哪裡可以再次找到對話。
在 Google 表格中使用版本歷史記錄
因為會有不止一個人使用這張表，所以你最好有一個備份，以防有人不小心刪除或覆蓋重要信息。在工作表的頂部，您會注意到一個超鏈接，它表明最近發生的編輯。單擊此按鈕，您將看到以前工作會話的備份以及發生的更改。
在 Google 表格中使用版本歷史記錄非常方便，因為如果需要記錄，您可以查看以前的項目和註釋。但是，如果您的工作表不知何故弄亂了，您也可以恢復到以前的版本——這種情況確實發生了。
注意：如果您想要更直接地記錄已完成的作業，請使用屏幕左下角的加號向您的文檔添加另一張工作表，並在狀態更改為完成後將行剪切並粘貼到其中。
使用 Google 表格進行協作
在 Google 表格中創建項目請求板是在委派和協作完成任務時節省時間的絕佳方式。不僅來回更少，而且每個人都知道在哪裡可以找到任務的信息，所有信息都集中在一個地方。
它還可以幫助您避免在尋求幫助或分配任務時可能感到的一些尷尬。隨著您的進行，您會對此感到更加自在。
發佈留言