選擇考勤系統

• 考勤系統是與薪資軟件集成的員工時間跟踪軟件。
• 使用考勤系統運行工資單可減少重複錄入的需要，從而提高效率和準確性。
• 考勤系統有多種類型，包括生物識別系統。
• 本指南將幫助選擇考勤系統的買家了解如何研究市場並為他們的業務選擇最佳系統。

在我們的最佳選擇頁面上比較頂級考勤系統。

什麼是考勤系統？

時間和考勤系統允許員工通過時鐘、聯網計算機、移動設備和電話以電子方式打卡和打卡。一些解決方案還提供通過文本消息、社交媒體程序（如 Twitter）和其他通信程序（如 Slack）進行打卡和打卡的功能。當員工上班或下班打卡時，數據會立即傳輸到軟件，該軟件可以將其無縫導入到您的薪資解決方案中。

這些系統不僅僅是跟踪員工何時來去。他們還通過地理定位和地理圍欄監控移動員工，管理帶薪休假 (PTO)，創建員工時間表，提供詳細的勞動報告，並提供有關誰在工作、誰不在、誰遲到和誰快到的實時數據隨著時間的推移。

提示：考勤系統不僅僅用於跟踪員工的工時。您還可以將它們用於日程安排、休假和休假管理、勞動力報告等。

時間和考勤系統提供自助服務，允許員工自己處理許多時間跟踪任務，例如查看他們的工作時間、他們當前和未來的日程安排，以及他們的 PTO 應計項目。

其中許多系統都提供基於雲的解決方案和本地解決方案。本地系統存儲在您企業內的服務器上，而基於雲的系統則由您的考勤系統提供商託管並可在線訪問。

考勤系統的類型

鑑於其功能的廣泛性，出現各種類型的考勤系統也就不足為奇了。在比較您的選擇時，您可能會遇到以下類型的系統：

• 時間卡：時間卡選項基本上是數字化的經典機械打卡時鐘。當您安裝考勤卡系統時，您會為您的員工提供一張非常類似於信用卡的考勤卡。這些卡片可以自動跟踪時間，但就像物理時間表一樣，沒有什麼可以阻止員工互相刷卡片以彌補缺席或遲到的同事。
• 感應卡、徽章和密鑰卡：這些時間和考勤跟踪選項不是讓您刷卡，而是依靠讀取器在一定距離內掃描識別卡、徽章或密鑰卡。這些時間和出勤跟踪選項中的許多選項不僅僅用於打卡和簽出——它們還可以跟踪您的員工在您的工作場所內的活動。
• 生物識別：使用生物識別時間和考勤系統，您將確切地知道誰在刷卡進出您的辦公室。這些高科技時間和考勤跟踪系統使用面部識別、指紋、眼睛掃描和其他個人獨有的生物標識符來確保打卡的人實際上是工作的人。當然，您會為這些高端功能支付更多費用，但隨著您的額外支出，幾乎萬無一失的時間和考勤跟踪也隨之而來。

你可知道？您可以使用員工獨特的生物特徵（例如指紋）來跟踪他們的出勤情況，而無需打卡。

• 基於 Web 的登錄：如果您的員工遠程工作，您可能想知道上述任何解決方案如何適用於您的公司。這就是存在基於 Web 的登錄站的原因。您可以實施這些系統，以便您的員工無論身在何處都可以從他們的筆記本電腦、個人計算機或移動設備登錄。我們對 QuickBooks Time 的評論概述了為什麼這個考勤系統非常適合移動員工。
• 交互式語音響應：遠程員工的另一種解決方案，交互式語音響應 (IVR) 工具是一種系統，遠程或現場員工可以通過該系統通過電話打卡。

考勤系統的優點和缺點

考勤系統的優點

這些是考勤系統的一些好處：

提示：自定義工作流可以提高考勤系統的效率。閱讀我們對 BambooHR 的評論，了解提供可定制工作流程的系統。

考勤系統的缺點

這些是考勤系統的主要缺陷：

• 成本。時間跟踪系統的最大缺點是它們比員工每天寫下他們的時間或在紙質考勤卡上打卡打卡的手動方法更昂貴。
• 錯誤。即使是最好的軟件程序也偶爾會出現故障。當您使用任何軟件（包括時間和考勤系統）時，始終存在跟踪或計算錯誤的輕微風險。

費用

考勤系統的成本結構取決於您選擇基於雲還是本地解決方案。基於雲的系統的每月經常性成本較低，而內部部署系統的一次性費用通常較高。

使用本地系統，您可以預先支付所有費用。您可能需要為每個員工的軟件、許可證和安裝支付數百到數千美元。之後的服務不再收取月費。但是，一次性成本通常不包括任何持續的支持或軟件更新。

對於基於雲的系統，大多數服務向每位員工收取每月 1 美元到 10 美元不等的費用。一些雲服務還收取基本或最低月費。

一些供應商收取一次性設置和實施費用。然而，與本地系統不同的是，所有軟件升級和支持都包含在您的每月費用中。

提示：查看我們對 Rippling 的評論，了解只需不到一個月的時間即可完全實施和配置的考勤系統。

您可能會為任一選項招致的另一項費用是時鐘。許多考勤系統使用一系列時鐘。這些時鐘可以與 PIN、刷卡或感應徽章或指紋或面部掃描等生物識別技術配合使用。您選擇的時鐘的複雜性將決定成本。價格通常從一個基本時鐘的幾百美元到一個複雜的生物識別時鐘的幾千美元不等。

在考勤系統中尋找什麼

市場上有如此多的系統，可能很難知道哪一個適合您的業務。購買系統時，您應該注意幾件事。

考勤常見問題解答

仍然對考勤系統有疑問？以下是一些可能會幫助您做出決定的常見問題和答案。

考勤系統與傳統考勤表和考勤卡有何不同？

最大的區別是一切都是數字化和自動化的。傳統的考勤表和考勤卡需要手動輸入所有數據。考勤系統只需按一下按鈕，所有信息就可以與您的軟件同步。然後該軟件與您的薪資解決方案無縫集成。這消除了重複條目和猜測。此外，考勤系統以數字方式實時記錄工時、工作代碼以及有關休息和 PTO 的信息。

哪些類型的時鐘與考勤系統兼容？

不再有簡單的打卡時鐘。今天的打卡器以幾種不同的方式收集時間，包括通過穿孔卡、磁條卡、條形碼、PIN 和指紋或面部掃描等生物識別技術。

考勤系統和生物識別系統之間有區別嗎？

任何與生物識別時鐘配合使用的考勤系統都是生物識別系統。因為幾乎所有與物理時鐘配合使用的考勤解決方案都提供生物識別選項，所以兩者之間幾乎沒有區別。如果您擔心夥伴打卡，最好使用生物識別時鐘。

唯一沒有生物識別選項的考勤系統是那些不包含生物識別時鐘的系統，而是依靠計算機和移動設備來打卡員工上下班。然而，即使是其中一些系統現在也提供插入計算機的指紋掃描儀，或使用使用計算機攝像頭拍攝員工照片的程序，作為結合生物識別選項的一種方式。

您必須使用帶有考勤系統的時鐘嗎？

不可以。有些企業更希望員工僅通過計算機、移動應用程序或電話打卡上班和下班。不使用時鐘可以降低成本，因為它們的成本從幾百到幾千美元不等。

時間和考勤系統是否只適用於有小時工的企業？

雖然時間和考勤系統似乎只對有小時工的企業有必要，但有受薪員工的企業也可以從中獲得許多好處。跟踪員工在特定項目上工作多長時間的系統可以幫助進行勞動力預測。此外，擁有受薪員工的企業可能會喜歡該系統的 PTO 管理方面。

考勤系統如何為遠程員工工作？

這些系統使用 GPS 技術通過移動設備監控遠程員工。一些系統使用地理圍欄來限制員工可以在哪裡打卡打卡，而其他系統則使用地理定位來準確記錄員工打卡打卡時的位置。該系統還可以使用地理定位全天跟踪員工，而不僅僅是他們開始和結束輪班的地方。

考勤系統如何與薪資系統集成？

考勤系統與薪資系統集成，讓您只需按一下按鈕即可將考勤數據傳輸到薪資程序中。這減少了錯誤並簡化了整個薪資流程。

考勤系統如何管理帶薪休假？

考勤系統以多種方式管理 PTO。他們可以跟踪員工獲得和使用的休假時間，以及病假、假期、喪親和員工可能獲得的任何其他類型的休假時間。

一些考勤系統還處理請求和批准過程。這允許員工直接在系統內請求休假，而經理可以批准或拒絕這些請求。

Max Freedman 對本文的寫作和研究做出了貢獻。