應付賬款和您的業務：您需要知道的

• 應付賬款是公司必須支付的賬單。這是企業欠供應商提供的商品和服務的錢。
• 應付賬款的一些示例包括清潔服務、員工製服、軟件訂閱和辦公用品。應付賬款不包括工資。
• 應付賬款流程包括三個步驟：購買訂單、接收訂單和支付供應商的發票。
• 本文適用於有興趣建立或簡化其業務支出流程的小型企業主。

“應付賬款”是您的企業欠供應商和供應商的款項的會計術語。除工資單外，所有賬單和債務都屬於這一類，使其成為任何企業的關鍵方面。

為確保您的企業能夠始終如一地提供準確的財務信息，您需要一個可靠的應付賬款系統。精簡且準確的應付賬款流程將幫助您的企業實現短期和長期目標以及財務健康。

我們將檢查應付賬款流程並分享跟踪應付賬款和訪問會計資源的技巧。

應付賬款流程

應付賬款流程對企業的整體財務狀況至關重要，包括其企業信用評分。“公司財務報表的準確性和完整性取決於應付賬款流程，”會計建議網站 AccountingCoach.com 的創始人兼內容作者哈羅德·阿弗坎普 (Harold Averkamp) 指出。“應付賬款流程的效率和有效性也會影響公司的現金狀況、信用評級以及與供應商的關係。”

要創建一個完整的應付賬款流程，了解所涉及的關鍵步驟至關重要。

1. 採購訂單：為啟動採購流程，組織的採購部門向供應商發送採購訂單。
2. 收貨報告：公司收到購買的商品或服務後，將創建收貨報告以記錄發貨情況，包括任何問題和損壞。
3. 供應商發票：最後，供應商將創建並發送發票以請求為購買和接收的商品或服務付款。企業收到發票後，會註明付款條件並在這些條件下處理付款。

跟踪應付賬款

許多小型企業每月跟踪應付賬款，有時縮寫為 A/P。但是，隨著業務的增長，建議每週跟踪應付賬款。增加的頻率有助於小企業利用發票上包含的任何提前付款折扣，並解決因庫存退貨而產生的信用問題。

以下是跟踪應付賬款和保持企業財務平穩運行的一些最佳做法：

• 保持準確的應付賬款記錄。保留詳細的應付賬款記錄，以防發生付款糾紛，提醒企業注意當前或未結清的發票，或作為報稅時的支出證明。手動或使用會計軟件創建這些會計報告。
• 使用優秀的會計軟件。最好的會計軟件可以自動處理應付賬款並簡化流程。它可以安排和跟踪付款，同時控制誰可以訪問您的財務數據。它還可以減少錯誤並加快應付賬款流程。
• 保持注重細節。處理應付賬款需要非常注意細節。必須驗證每張發票的準確性、開票日期和付款日期。發票詳細信息必須正確輸入到總賬或會計軟件中。聘請熟練的會計師和簿記員有助於確保准確性。
• 參考原始發票。盡可能使用原始發票。一些發票以電子方式發送。為避免錯誤並儘量減少與電子發票的混淆，請打印發票並提交初始電子郵件。
• 標準化您的命名約定。每次都使用相同的命名約定或系統。每次在系統中分配發票編號時，都遵循一致的、可複制的流程。確定方法，例如使用前導零，並堅持使用。
• 單獨輸入每張發票。單獨輸入每張發票，包括來自同一供應商的多張月度發票。如果有爭議，您會希望能夠在您的系統中輕鬆找到它。
• 獲得所有發票的批准。在輸入發票之前，獲得相應人員的批准。審批人應不同於錄入發票的工作人員。理想情況下，將這些角色分配保持獨立和不同。但是，如果您是做賬的獨資經營者，這可能是不可能的。在這種情況下，請確保您有一個清晰的批准和進入流程。保留可靠的流程記錄以支持每個角色，以便您準備好隨著業務的增長委派或外包此任務。
• 尋找提前付款折扣以節省資金。折扣可以累積超過 12 個月。一些供應商提供輕微的減少——通常是到期總金額的一個百分比——以換取更快地收到付款。如果您通常批量處理所有應付賬款發票以同時審核和付款，請考慮使用新系統。找到一個系統，讓您能夠在更快的時間內識別、標記、歸檔和支付帶有折扣條款的發票。

現金流對小型企業至關重要。可靠的應付賬款監控和支付系統可以讓您清楚地了解支出與收入的對比情況，從而做出更好的業務決策。

要點：有些人最初對應付賬款和應收賬款感到困惑。應收賬款是別人付給你的錢，而應付賬款代表你欠供應商的錢。

應付賬款示例

應付賬款涉及 B2B 計費。您的公司必須為其提供的商品或服務向另一家公司付款。以下是應付賬款情況的一些示例：

• 清潔服務：應付賬款的一個例子是 A 公司僱用 B 公司來處理其清潔需求。在此示例中，A 公司必須定期向 B 公司付款，以換取及時可靠的清潔服務。
• 員工製服：應付賬款的另一個例子是一家企業僱用另一家企業生產其員工製服。這是重複或週期性業務費用的示例。員工流動和丟失或損壞的製服將需要額外的訂單。在這個例子中，企業B在收到新訂單時向企業A開具發票，然後企業A的應收賬款部門處理付款。
• 辦公用品：許多公司批量購買辦公用品，並根據使用頻率設置自動訂單，以確保他們永遠不會用完必需品。這些企業主通常有待支付給辦公用品公司的款項，以確保高效的工作流程。
• 衛生：許多企業付錢給其他企業，讓他們把垃圾和可回收物品運走。這些服務通常每週一次。

額外的會計資源

有關處理應付賬款的更多信息，請參閱以下文章：

• 什麼是應付賬款賬齡報告？
• 如何定義企業會計
• 會計比率和公式：您需要了解的基礎知識
• 現金制和權責發生製有什麼區別？
• 什麼是會計週期？

Adam Uzialko 對本文的報導和寫作做出了貢獻。