在 Google 文檔中使用協作工具的完整指南
您不再需要通過電子郵件在同事之間來回發送 Word 文檔來完成工作。您可以，但是使用基於 Web 的文字處理器（如 Google Docs），協作和交流變得輕而易舉。
在該軟件中，您會發現各種工具和功能，它們可以幫助您保持最新狀態並讓彼此遠離。在本文中，您將找到在 Google 文檔中使用這些工具的完整指南。
如何在 Google 文檔中提及他人和使用評論
為簡化團隊的反饋和協作，以下是在 Google 文檔中提及他人和有效使用評論的方法。
在您的 Google 文檔中提及其他人
要在 Google 文檔中的任何位置提及聯繫人，請鍵入 @ 並繼續輸入他們的電子郵件地址。如果您已將他們保存為您的 Google 帳戶中的聯繫人，他們的姓名將在您這樣做時出現在列表中。在那裡，您可以單擊他們的名字來完成添加。
在文檔中提及他們不會向他們發送通知，但會創建一個標籤，您可以將鼠標懸停在該標籤上以查看帶有快捷方式的聯繫人卡片，以便向他們發送電子郵件、創建或安排會議或查看您最近的 Google 互動。
在您的 Google 文檔中添加評論
評論會通知您的同事，將他們的注意力轉移到您的共享文檔上。要使用註釋：
- 突出顯示您要發表評論的文本或媒體。
- 工具欄將出現在文檔的右側。在那裡，選擇帶有加號的藍色語音圖標。或者，您可以在頂部工具欄中找到此灰色符號，或通過右鍵單擊以獲取其他選項列表。
- 將出現一個評論面板。在字段中輸入您的想法，使用 @ 和電子郵件地址添加您的同事。
- 當您準備好共享時，單擊評論， 您的註釋將出現在文檔中。任何被標記在其中的人都會收到通知。有權訪問該文檔的任何人都可以查看和添加他們的想法。
為防止註釋使您的文檔混亂，您可以在閱讀它們或完成任何相關任務後解決它們。為此，請單擊線程標題中的複選標記。此操作將隱藏註釋，但您可以通過訪問您的歷史記錄來訪問和恢復 Google 文檔中已解決的評論。您可以通過選擇屏幕右上角的語音圖標來找到它。
如何在 Google 文檔中使用建議編輯
有時在協同工作時提出建議而不是改變是有益的。您可以使用Google 文檔中的建議模式提出更改建議，而不是通過逐個播放或篩選文檔的版本歷史記錄來通知您的同事。為此：
- 突出顯示您所指的文本或媒體。
- 工具欄將出現在文檔的右側。在那裡，用鉛筆選擇綠色語音圖標。或者，您可以通過單擊工具欄中的鉛筆圖標或右鍵單擊其他選項列表來切換模式。
- 進入建議模式後，您所做的任何編輯都將顯示為建議，而您要替換的文本仍將顯示為帶有綠色刪除線。評論框將顯示在右側，反映任何建議的更改。
- 準備就緒後，在一個或多個評論線程中標記您想要建議更改的同事，然後點擊重播以發送通知。
當您準備好返回編輯模式時，右鍵單擊並從列表中選擇選項，或單擊工具欄右側的建議模式圖標。
如果您正在查看其他人的建議，您可以單擊評論框來查看它們。當您這樣做時，單擊線程頂部的複選標記表示接受，單擊 x 表示拒絕。接受更改會將您同事的編輯放入文檔中。您還可以在主題中留下評論，以便就特定項目來回交流。
Google 文檔的通知設置
查找文檔通知設置的一種快速方法是使用屏幕右上角的語音圖標。打開面板後，單擊鈴鐺圖標以打開設置菜單。在這裡，您可以調整收到的評論和編輯通知的類型。
對於評論，您可以選擇加入所有評論，只有其他人提到過您的評論，或者沒有。如果您選擇無，您仍然會看到一個視覺指示器，但您不會收到通知或電子郵件。有了這個，您需要格外注意，以確保您不會錯過同事的更新。
通過編輯，您可以選擇在每次有人對文檔進行更改時收到通知，或者什麼都不收到。但是您仍然可以在文檔的版本歷史記錄中看到誰更改了什麼。
如何在 Google 文檔中使用版本歷史記錄——以及為什麼這很方便
由於您正在與他人協作，因此最好備份文檔，以防有人意外刪除或覆蓋重要信息。在屏幕頂部，有一個超鏈接指出最近編輯發生的時間。單擊此按鈕，您將看到以前工作會話的備份以及發生的更改。
使用版本歷史記錄很方便，因為如果不清楚，您可以看到其他人更改了什麼。另外，如果您對當前文檔不滿意或出現問題，您可以恢復到以前的版本。
如何判斷其他人是否正在使用 Google 文檔
值得慶幸的是，在了解您的同事當前是否正在編輯文檔方面，谷歌已經為您提供了幫助。如果他們和您一起在工作區，他們的個人資料圖片將顯示在屏幕頂部，並帶有彩色邊框。如果他們在那裡但不活躍，它會顯得褪色。
您還可以通過查看相應顏色的光標來準確了解它們的位置。這樣，您就可以避免重疊，或者如果您更喜歡單獨工作，可以稍後再回來。
與 Google 文檔協作
多虧了 Google 文檔，與您的同事協作變得輕而易舉。您可以對文檔做出貢獻或提出編輯建議。此外，還有許多功能，例如自定義通知設置、版本歷史記錄和實時更新，可讓您的工作流程保持順暢和穩定。
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