工作電子郵件中需要注意的 9 個常見錯誤

2023/01/16

您是否曾經在收件箱中收到一封寫得不好的電子郵件？您可能想知道這封電子郵件的內容以及如何回复。為避免自己發送糟糕的電子郵件，請查看工作電子郵件中的常見錯誤列表。

1.缺少主題行

編寫工作電子郵件的常見錯誤之一是沒有包含主題行。主題行列表是人們打開電子郵件帳戶時首先看到的內容。如果有人收到大量電子郵件，則沒有描述性和適當主題行的電子郵件很可能會被忽略。

HubSpot 博客研究表明，有效的主題行應該激發好奇心並具有個性化。通過您的主題行讓您的收件人知道您的電子郵件為何重要。主題行“Newsletter 1”含糊不清，沒有引起任何人的興趣。但“時事通訊 1：本月最佳表現者”可能會獲得更多瀏覽量。

2.使用錯誤的語氣

電子郵件的語氣可以反映出您希望他人如何看待您。您選擇的詞語要么反映出積極的語氣，要么反映出消極的語氣。例如，評論某人的想法“奇怪”與說這個想法“獨特”具有不同的含義。學會區分含義的深淺並選擇正確的詞。

工作電子郵件應該聽起來很專業。正式程度取決於您的工作文化和與接受者的專業關係。如果工作文化是友好的，或者你和某個人一起工作了很長時間，你可以用“嗨，約翰”來開始你的工作郵件。但是如果你要聯繫你在另一家公司不認識的人，使用“親愛的史密斯先生”的格式來稱呼他們會更安全。

當您懷疑自己選擇的詞時，請查閱在線詞庫或詞典。在線打字助手 Grammarly在其功能中還包括一個書寫音調檢測器。您可以在設置中更改音調，使其聽起來自信而專業。

3. 缺少細節和附件

收到詳細信息不完整的工作電子郵件很煩人。來回發送電子郵件以獲取信息非常浪費時間。為避免這種情況，請概述所有基礎知識：誰、什麼、何時、何地、為什麼以及如何。您可以遵循以下格式：

第一段：問候語和電子郵件的要點。
第二段：收件人需要了解的有關該主題的所有相關詳細信息。
第三段：號召性用語（例如，他們是否需要回應、完成鏈接等）。
第四段：謝謝。

請記住附上您的收件人需要的任何其他文件。一個常見的錯誤是說您附加了一個文件但沒有這樣做！您可以通過在發送電子郵件之前閱讀您的電子郵件來避免這種情況。

4. 疏於校對

充滿語法和句子錯誤的電子郵件聽起來很不專業。您的收件人可能認為您沒有仔細考慮您的溝通。當您匆忙或思考比打字快時，通常會發生錯誤。但是有一些方法可以避免或減輕這種情況。

在填寫所有細節之前，您可以從大綱開始。起草電子郵件後，請花點時間審閱一下，然後再點擊發送。由於當您是作家時更難發現錯誤，因此請使用在線工具。如果您不喜歡下載應用程序和擴展程序，請搜索最好的免下載拼寫和語法檢查器。

5. 不專業的電子郵件地址

想像一下，如果客戶或同事收到來自 spongebob@hotmail.com 的電子郵件，他們會作何反應。不專業的電子郵件地址會讓您看起來很不專業。為避免這種令人畏縮的失禮，請使用您的工作電子郵件。

如果您沒有公司電子郵件，請閱讀如何使用 Gmail 的自定義電子郵件地址來發送專業電子郵件。假設 Gmail 不是您的菜。您可以探索使用最流行的電子郵件提供商設置自定義電子郵件的選項，比 Gmail 和 Yahoo Mail 更好。

6.沒有簽名塊

將簽名塊視為您的名片。此元素位於您的簽名之後，包含您的全名和聯繫方式。簽名塊可幫助收件人識別您的公司和您擔任的職位。如果收件人需要通過電子郵件以外的渠道與您聯繫，它可以讓收件人快速找到您的信息。

詢問您的公司是否有簽名塊所需的格式。如果沒有，您可以添加以下元素：

全名
角色
團隊/部門
公司名
聯繫電話
公司網站
公司社交媒體賬戶

您可以在電子郵件設置中自定義簽名塊。記住也要編輯和校對這部分。保存後，您的簽名塊將包含在您的外發電子郵件中。

7. 分不清抄送和密送

Cc和Bcc是To部分之後的字段。一個常見的錯誤是不知道何時使用它們。Cc 代表抄送。當您在抄送中添加某人的電子郵件地址時：

他們還將收到電子郵件的副本
他們的電子郵件地址會暴露給“收件人”字段中的主要收件人。
他們被告知通信，但不需要對電子郵件採取行動或回复。

您使用抄送讓主要收件人知道您正在讓其他人了解情況。您還可以使用它來通知抄送中的人。例如，您想讓您的經理知道您團隊的項目進展情況。所以你隊友的地址應該在To中，而你經理的地址應該在Cc中。

Bcc 代表密件抄送。當您在Bcc中添加某人的電子郵件地址時：

他們會收到電子郵件的副本。
他們的電子郵件地址不會暴露給其他收件人。

您使用Bcc來防止人們的收件箱溢出。如果來自To或Cc字段的人點擊Reply All，則Bcc中的收件人將不會收到電子郵件。您還可以使用Bcc來防止其他收件人知道電子郵件中包含其他人。例如，如果您向所有客戶發送相同的時事通訊，您不希望將他們的電子郵件地址暴露給彼此。

8. 工作時間以外的電子郵件

很容易被一個新項目的興奮所沖昏頭腦，並在凌晨兩點給你的老闆或同事發電子郵件。但是，這可能會成為一個問題。你的老闆或同事可能認為你不尊重他們的時間。

如果電子郵件不是緊急情況，請在工作時間內發送，並給他人足夠的時間回复。此外，如果您的問題很緊急，最好發短信、打電話或發送即時消息。一個好的解決方法是安排您的電子郵件。您應該嘗試的最佳電子郵件安排工具將幫助您的電子郵件在一天中的適當時間到達某人的收件箱。

9. 遲到

當您遲遲回復電子郵件時，可能反映出您對工作缺乏承諾。一個簡單的經驗法則是在 24 小時內或發件人給定的時間範圍內回复。如果您需要更多時間來做出回應，請及時清晰地溝通。

如果您很忙或不在辦公室，一個好的做法是啟用電子郵件的自動回复功能。例如，您可以查看如何在 Gmail 中設置定期休假回复器。電子郵件平台還有模板，可讓您保存預設回复。

避免常見的電子郵件錯誤並留下良好的印象

您的電子郵件會給您的同事留下正面或負面的印象。要改善您的職業電子郵件禮儀，請避免工作電子郵件中的這些常見錯誤。請記住，如有疑問，請勿發送！

如果您在創建電子郵件方面需要更多幫助，請嘗試使用電子郵件模板。使用模板可確保您的溝通聽起來和看起來很專業。開始探索可讓您下載可在電子郵件應用程序中使用的免費模板包的平台。