使用 Microsoft 列表組織工作流程的 7 種方法

2022/12/28

在管理項目時，重要的是要確保您的團隊在同一頁面上並高效工作。然而，說起來容易做起來難。在團隊中鼓勵生產力可能有點令人生畏。幸運的是，像 Microsoft Lists 這樣的應用程序可以使這項任務更易於管理。

Microsoft 列表是 Microsoft 365 生態系統的一部分。雖然從表面上看，它聽起來像是一個簡單的待辦事項列表應用程序，但由於其靈活的模板，它允許您做更多的事情。我們將看看這個應用程序的可能性以及如何使用它來提高您的工作效率。

一、排期內容

Microsoft Lists 允許您快速輕鬆地管理跨多個平台的內容髮布。內容調度程序是應用程序中可用的眾多模板之一。您可以為社交媒體、博客或網站安排帖子，甚至可以跟踪這些帖子的效果。

它類似於在 Google 日曆中創建內容調度程序，但您可以在此處獲得易於調整的現成模板。此模板可讓您專注於創建高質量的內容，並通過與您的團隊共享日曆來簡化創建/分發過程。該列表還允許您將項目分配給不同的團隊成員，並讓您輕鬆跟踪截止日期。

工作進度跟踪器模板將幫助您組織和管理您的工作和項目。它使您能夠在一個地方查看所有任務和項目，從而讓您確定優先級並掌握需要完成的事情。

您可以將任務分配給您的團隊成員，並實時檢查他們的進度。這也有助於判斷某項任務通常需要多長時間，因此您可以在未來的計劃中考慮到這一點。該應用程序還可以輕鬆對任務進行分類、設置優先級以及設置開始/截止日期。

其中一些功能類似於最好的任務管理應用程序，這是對錶面上本質上類似於電子表格的簡單應用程序的高度讚揚。

無論您是單獨工作還是與團隊合作，項目都會出現問題。這可能包括軟件錯誤、技術問題、設計修訂等。幸運的是，您可以使用 Microsoft Lists 中的Issue Tracker模板來管理項目期間出現的任何問題。

該模板包括有關每個問題的詳細信息，例如其優先級、狀態以及負責解決問題的人員。您可以使用此信息來確保及時處理重要問題，幫助團隊保持井井有條並專注於他們的工作。它甚至會告訴您報告問題的時間，以便您可以返回以供將來參考。

如果您的工作涉及招聘、面試和入職新員工，您就會很清楚整個過程會讓人筋疲力盡。Microsoft Lists 中的Recruitment Tracker模板可以輕鬆管理招聘新員工的過程。

您可以跟踪每個候選人的具體情況，例如職位、面試時間、招聘人員等。該模板甚至允許您查看每個候選人的 LinkedIn 個人資料並直接從應用程序中恢復。它還可以輕鬆監控每個申請人在整個招聘過程中的進度

Microsoft Lists 還有助於為高效的工作流程構建高效的工作流程。這使您的工作管理更加輕鬆。該工具可幫助您識別當前流程中的瓶頸和低效問題，並找到解決這些問題的方法。

雖然沒有專門為此設置的模板，但工作進度、內容調度程序和活動行程模板的組合會派上用場。您可以很容易地找出哪些任務需要更長的時間，這樣您就可以在規劃階段找到簡化流程的方法。

每個列表還允許您查看哪些團隊成員花費更多時間來完成特定任務，從而使您能夠快速解決團隊的生產力/效率問題。

現金流管理對於財務成功至關重要，跟踪您的支出對任何企業都很重要。幸運的是，在 Microsoft Lists 中有一個名為Expense Tracker的模板。它允許您跟踪和控制您的企業產生的每一筆費用。

您可以通過輸入採購或費用的金額、日期和類別來輸入單獨的費用。分類大大簡化了此模板，使您可以快速分類和管理不同的類別。

它甚至允許您添加收據以每月或每年計算您的現金流量。這與 Notion 的預算跟踪器類似，有助於管理項目預算。

應用程序中的Asset Manager模板允許您跟踪組織中的所有設備。使用此模板，您可以輕鬆了解設備的簽入和歸還時間。您可以為每個產品分配資產標籤，並輕鬆查看每個設備的狀態、型號、序列號和當前所有者。

此外，您可以為已簽出或已簽入系統的每台設備快速添加照片、購買日期、購買價格和訂單號。您甚至可以添加說明，告訴您每項資產的設備狀況。

您可能會對 Microsoft Lists 提供的功能感到驚訝。如果你已經訂閱了 Microsoft 365，那麼使用列表對你來說應該是輕而易舉的事。它與其他生產力應用程序相比也很好，考慮到模板與一些最好的概念模板相當。

Microsoft Lists 唯一缺少的就是記筆記。雖然您可以在應用程序中創建筆記，但使用合適的模板可以將其變成目前最好的生產力應用程序之一。即便如此，您可以使用此應用程序執行的操作數量也令人難以置信。