Excel電子表格的7個問題以及如何解決它們

如果您需要列出某些內容，使用 Excel 作為您的默認存儲庫是很有誘惑力的：畢竟，它只是您自己或幾個親密同事的一小部分項目列表。也許您需要更複雜的計算公式或宏編程來自動化數據收集和處理。

不幸的是，在 Excel 或與之競爭的電子表格程序中易於上手也是其最大的問題之一。從 Excel 中的一個小項目開始發展成為一個大項目，此時您可能還會遇到速度和穩定性問題，甚至是您無法解決的開發問題。

此外，大數據管理任務往往伴隨著重大挑戰，例如組織、實施、文件分類、數據庫管理、用戶協作等。破壞數據庫結構所需要的只是將數據放在錯誤的區域，輸入數據不一致，甚至讓兩個人在同一張表上工作。有些事情可能會出錯，導致時間延遲和可能的數據丟失。

本文介紹了用戶在使用 Excel 電子表格時遇到的最常見問題、如何解決這些問題，以及何時最好嘗試轉而使用數據庫。

問題 #1：Excel 多用戶編輯

當 Excel 系統有機地增長時，您很快就會遇到一個用戶隨時打開工作簿而另一個用戶被告知它已經打開的問題。第二個用戶可以取消、等待或查看只讀版本。Excel 承諾在其他人退出工作簿時告訴您是一場賭博，因為它不會經常檢查狀態並且可能永遠不會啟發您。即使發生這種情況，其他人也可能在您之前登錄並打開文件。

為避免單一用戶效應，您可以使用 Excel Online（Excel 的精簡 Web 版本）或打開共享工作簿功能。這是有關如何共享電子表格的簡短指南。

• 打開所需的電子表格，然後單擊頂部的“文件”。

• 然後，在左側菜單上，單擊“共享”以打開一個新窗口。

• 現在輸入您要與之共享電子表格的用戶的信息。

筆記。您還可以將數據拆分到多本書籍中，以便不同的人在不同的書籍上工作，而不會互相干擾。

問題 #2：共享 Excel 工作簿

Excel Online 默認支持多個編輯器，但缺少大部分功能。除了最簡單的任務之外，該服務不會偽裝成任何東西。雖然共享工作簿功能看起來應該可以工作，但它充滿了限制。例如，如果工作簿是共享的，則不能創建表格或刪除單元格塊。

當 Excel 系統有機地增長時，您會遇到在任何給定時間只有一個用戶可以打開工作簿的問題。

Excel 的某些在線限制有一些解決方法。對於其他人來說，這是更改工作簿結構而不是使用已經設置的工作簿的問題，但這種情況通常會妨礙。因此，無法以與常規單用戶工作簿相同的方式使用共享工作簿。

每次保存工作簿時，對共享工作簿的更改都會在用戶之間同步。此操作按時間安排，例如每五分鐘強制保存一次。但是，定期保存和跟踪每個用戶的更改的開銷變得相當大。書籍的大小會迅速增長並對您的網絡造成壓力，從而降低其他系統的速度。

問題 #3：鏈接的 Excel 工作簿

跨多個工作簿拆分數據可以解決多用戶編輯的問題。但是，每個工作簿可能都需要它們之間的鏈接，以便在一個工作簿中輸入的值可以在另一個工作簿中使用。工作簿之間的鏈接對於將單獨的數據存儲在單獨的文件中而不是在同一工作簿中的單獨工作表中也很有用。

令人煩惱的是，這些鏈接是另一個令人沮喪和不穩定的來源。它們變為絕對路徑，包括源工作簿的完整路徑，或相對路徑，包括源路徑和目標路徑之間的差異。雖然這聽起來很合理，但 Excel 使用神秘的規則來決定何時使用哪種類型的鏈接並更改它們。

規則由幾個參數以及是否在插入鏈接之前保存書籍。當您保存工作簿或打開並使用“另存為”命令創建副本而不是使用文件資源管理器複製文件時，鏈接也會發生變化。所有這些混亂和不確定性的結果是書籍之間的鏈接很容易斷開，修復這些鏈接需要很長時間。沒有人可以訪問受影響的文件。

鏈接數據僅在您打開文件時更新，除非您專門單擊數據 > 查詢和連接 > 編輯鏈接 > 更新值。這是一個快速演示。

• 打開所需的電子表格，然後單擊頂部的“數據”。

• 現在找到“請求和連接”，然後單擊“編輯鏈接”。

• 然後選擇更新值。

如果您的鏈接不在兩個工作簿之間，而是跨越三個或更多，您需要按順序打開所有工作簿，確保任何數據更新過程以正確的順序發生，從第一到第二到第三。如果您更改第一個工作簿中的值並打開第三個工作簿，它不會看到任何更改，因為第二個工作簿尚未更新其值。

此數據鍊是合乎邏輯的，但它增加了信息不正確或您試圖打開其他人已經在編輯的書的可能性。

當然，您可以嘗試完全避免使用相關的工作簿，但是您最終可能會在多個工作簿中輸入相同的數據，並且每次輸入的數據都略有不同的危險。

問題 #4：Excel 數據驗證

錯誤可能會潛入任何計算機系統的數據中：人們錯誤地輸入單詞或以單調的規律重新排列數字中的數字。如果您的數據在輸入時未經過驗證，您將遇到麻煩。

默認情況下，Excel 接受用戶輸入的任何內容。可以設置查找列表的驗證，但它們很難維護，主要是在多個地方使用相同的字段時。如果用戶需要在沒有任何驗證的情況下輸入文檔標識號或客戶參考號，則很容易將錯誤的條目鏈接在一起，甚至沒有意識到。系統數據的完整性受到嚴重損害，任何對數據的分析都是可疑的。

您可能已經遭受數據驗證問題的後果，而沒有意識到根本原因。考慮在 Excel 中有一個帳戶列表的情況。用戶在每張發票上輸入的客戶姓名略有不同。因此，您會收到“Jones Ltd”、“Jones Limited”、“Jonse Ltd”和“joness”的發票。

您可能知道他們都來自同一家公司，但 Excel 不是。任何對帳戶數據的分析，例如按月基於客戶的數據透視表，都會在應該只有一個結果時產生多個結果。

問題 #5：在 Excel 中導航

大書很難瀏覽。窗口底部的工作表選項卡是一種糟糕的機制，可以在它們很多時找到自己的方式。由於屏幕上顯示瞭如此多的選項卡，因此很難找到您需要的內容。這是瀏覽工作表的快速方法。

• 在屏幕左下方，右鍵單擊工作表名稱左側的“箭頭按鈕”以打開“激活工作表”對話框。

• 該列表僅列出前 20 個工作表，然後您必須滾動列表。無法對所需的工作表進行排序、分組或搜索。該窗口應類似於下圖。

問題 #6：Excel 安全性

您可以提高 Excel 工作簿的安全性，但這樣做會帶來很多問題。保護的目的更多是保護工作簿的結構而不是數據。您可以嘗試鎖定一些工作表和單元格，以防止用戶更改結構和公式，但如果他們可以看到數據，他們通常可以更改部分或全部數據（除非您對宏編程很有創意）。

問題#7：Excel速度問題

Excel 不是最快的應用程序，它的 VBA 編程語言與 C# 等更專業的編程語言相比速度較慢。這種情況是由於 Excel 的預期用途和靈活性。畢竟，它是一個電子表格引擎。是的，Excel VBA 可以變成管理數據列表的服務，但這並不意味著它是這項工作的最佳選擇。其他應用程序更適合此類任務，主要是因為它們是專門為解決這些問題而設計的。

將數據庫用於結構化數據

如果您遇到本文中描述的任何問題，請不要忽略它們。存儲結構化數據的問題有一個專業的答案，稱為數據庫。它不一定是令人生畏的或昂貴的，它應該允許你從邏輯上思考你的數據，它是如何相互關聯的，以及你如何與之交互。

筆記。如果您要從電子表格解決方案遷移到數據庫，請不要盲目地複制電子表格結構。抓住機會讓它變得更好。

提供通用數據庫應用程序，您可以使用它們創建定制的解決方案。或者，您可能會發現已經為您的目的開發的自定義數據庫應用程序更便宜、實施起來更快並且更適合。

例如，如果您有一個客戶列表以及您與他們的所有交互的詳細信息，則這被視為客戶關係管理 (CRM) 系統。儘管名字很漂亮，但 CRM 系統是一個專門的數據庫。同樣，QuickBooks 和 Sage 等帳戶包是專門的數據庫。如果您找不到滿足您特定需求的現成應用程序，您可以自己創建一個或讓您的 IT 部門或顧問來做。

最常見的數據庫類型是關係數據庫，它將數據存儲在表中，由行和列組成。每行包含單個元素的數據。例如，每列描述不同的主題屬性，例如客戶名稱或信用額度。

您只需輸入一次客戶詳細信息即可創建條目，然後您可以在任意數量的發票上使用它。

在表之間定義關係，例如，發票包含客戶 ID。此過程意味著您可以輕鬆找到特定客戶的所有帳戶，或從特定帳戶獲取客戶的電話號碼。您只需輸入一次客戶詳細信息即可創建客戶記錄，然後您可以將其用於任意數量的發票，而無需再次輸入。要創建數據庫，您必須定義這些表和關係，然後定義要用於顯示和編輯數據的屏幕佈局。

有幾十個數據庫應用程序。其中一些易於使用並完成所有工作，允許您自定義表格、數據輸入屏幕和報告。其他人在某些領域功能更全面，但需要其他工具才能完成全部工作。

例如，一個程序在定義表格和關係方面可以很健壯，並且具有健壯的分析和報告功能。但是，該應用程序最終缺少任何用於定義數據輸入屏幕的工具。這裡最明顯的例子是 Microsoft SQL Server。與其他大型數據庫系統一樣，SQL Server 負責後端，並希望您使用 Visual Studio 等其他工具來開發前端。

哪些數據庫選項適合您？

數據庫選項 #1：Microsoft Access

Access 是桌面數據庫的先驅之一。它易於使用，但易於濫用。您可以從頭開始創建表格、屏幕和報告，也可以從模板開始。

一些模板顯然是美國的，並不總是教好的做法，但它們會讓你快速入門。屏幕和編程功能可能相當複雜。您可以通過您的 Intranet（而不是 Internet）將完成的應用程序部署給其他用戶，而不是依賴文件共享。

數據庫選項 #2：Microsoft SharePoint

SharePoint 是一種數據庫，也是一種文檔存儲機制。您可以使用它來製作簡單的列表並將它們鏈接在一起。表單生成器有點複雜，但仍然可以自定義。SharePoint 能夠“抓取”Excel 中累積的數據列表並將其放入自定義列表中，這一功能非常有用。

該程序為您網絡上的每個人提供自定義列表，並允許您添加安全措施以限制誰可以對數據執行什麼操作。每當有人添加、編輯或刪除記錄時，您都可以要求 SharePoint 通過電子郵件通知您。如果您存儲有關人員、日曆項目或任務的數據，則可以將該數據與 Outlook 同步。

數據庫選項 #3：Zoho Creator

Zoho Office 是一個基於 Web 的數據庫應用程序，它使用拖放來輕鬆直觀地分發其表單。拖放過程也用於編程交互和工作流程。您可以從任何地方訪問您的數據和應用程序，簡單的安全措施可確保您的數據私密。Zoho 按每個用戶每月收費，但限制了您可以按該設定價格存儲的記錄數量。當存儲更多數據或其他功能（如電子郵件集成）時，該程序會產生額外費用。

卓越的Excel

如您所見，Excel 提供了許多功能，但每個功能都缺少某些方面。有時另一個應用程序可以更好地完成這項工作，特別是如果它是專門為該任務設計的。在其他情況下，如果您知道如何從一開始就防止問題發生，Excel 就可以正常工作，例如小型數據庫。