將 7 個習慣添加到您的待辦事項列表中以提高工作效率

2023/01/16

建立待辦事項清單是一種有效的生產力技巧，可幫助您將注意力轉移到重要的事情上。但是，您可以考慮用一個待辦事項列表作為補充，以提高您的工作效率。

你的“不要做”清單應該包括低價值的任務和習慣，你很少有意識地去想它們會浪費你的時間和精力。創建此列表並避免這些習慣將為更有成就感的任務騰出空間。雖然您的“不要做”列表最終取決於您，但本文將介紹一些常見示例以幫助您入門。

1.整天檢查你的電子郵件

如果您不喜歡留下未讀或已回复的消息，您可能養成了在工作日不斷查看電子郵件的習慣。在收件箱中花費大量時間似乎是一種高效的習慣，但事實並非如此，除非這是您的工作需要。

這個習慣的一個主要問題是它讓你處於一種反應模式，因為你讓你的收件箱決定你當天的任務，而不是優先考慮你自己的任務。這會帶走您應該投入到更有意義的追求中的時間和注意力。

也就是說，您應該考慮通過批處理您的電子郵件活動來更加主動地管理您的時間和收件箱。任務批處理涉及將相似的任務分組並一次性處理它們，例如，在一天的特定時間檢查和回复您的電子郵件，將其餘時間留給生產性任務。

另一個將自己偽裝成生產力黑客的習慣是多任務處理。儘管看起來有悖常理，但多任務處理，或者更準確地說，上下文切換，可能既耗時又無效。這是因為同時嘗試多項事情會迫使您的大腦不斷地在任務之間切換，這可能會讓人筋疲力盡並導致效率和準確性下降。

另一方面，單一任務可以讓你專注於一項任務，並投入所有精力來完成它。這樣可以最大程度地減少分心，提高注意力，並幫助您更快地完成單個任務並獲得更好的結果。

下一個要添加到您的“不要做”列表中的習慣是對不必要的會議說“是”。接受你遇到的每一個會議會很快填滿你的日程安排，讓你幾乎沒有時間完成事情。

首先，試著質疑每次會議的目的，看看它是否不可或缺。有些會議可以用快速通話、電子郵件或聊天消息代替。如果有必要開會，確保有明確的議程和時間表，並儘量保持簡短。有選擇性地參加您接受的會議將有助於騰出一天的時間，讓您專注於更有意義的任務。

社交媒體是與您的同齡人聯繫和保持消息靈通的好工具，但當您不斷發現自己陷入新聞源的無盡兔子洞時，它也會降低您的工作效率。這是一個很難改掉的習慣，考慮到您可能直到幾個小時後才意識到自己正在這樣做。

為了克服盲目的滾動習慣，您需要識別並消除觸發它的因素。一些常見的罪魁禍首是通知和錯過的感覺。識別並移除觸發器後，您可以利用有助於最大限度減少社交媒體應用程序（例如屏幕時間）的工具來減少 iPhone 的使用或 Android 上的焦點模式。

平凡的任務會佔用您本可以用於其他更重要任務的寶貴時間和資源，它們是我們不應做的清單上的下一個條目。這些任務很容易被忽視，但它們加起來很快，可能會浪費大量時間。一些日常任務的示例包括數據輸入、轉錄視頻會議和手動安排社交媒體帖子等等。

有多種方法可以減少您花在日常任務上的時間，包括將任務委派給其他人、外包給第三方服務或使用自動化工具來處理重複性任務。這些策略中的一種或多種可以幫助您節省時間並釋放精力來完成更有影響力的任務。

雖然聽起來還不錯，但在床上使用手機是一種智能手機習慣，會影響您的工作效率。早上第一件事或晚上最後一件事使用智能手機可能會產生多種不利影響。

例如，手機發出的藍光會破壞褪黑激素的產生，褪黑激素是一種有助於調節睡眠週期的激素。此外，早上第一件事就是查看新聞或社交媒體，這會給你接下來的一天定下消極的基調。

考慮到這一點，在您的臥室中創建一個無電話區是必不可少的。這將有助於改善您的睡眠質量，讓您以更高效的方式開始新的一天。您可以訴諸其他活動，例如閱讀實體書、睡前寫日記以及使用老式鬧鐘叫醒您。

通過在待辦事項列表中列出任務來製定一天的計劃固然很好，但如果您不對它們進行優先排序，您很可能無法按時完成最重要的任務。理想情況下，您應該將最有成效的時間花在最具挑戰性和最重要的任務上。這種方法可確保您充分利用一天的時間，並且不會錯過任何重要的截止日期。

準備待辦事項列表的最佳方法之一是使用艾森豪威爾矩陣。這個簡單的框架可幫助您根據任務的緊迫性和重要性確定優先級。一旦你確定了你的首要任務，你就可以首先專注於解決它們，然後你的其餘任務就可以接踵而至。

制定個性化的待辦事項清單是一種有效的策略，可以幫助您專注於最重要的任務並提高您的工作效率。

通過委派、外包或自動化低價值任務並摒棄無用的習慣，您可以為對您最重要的事情創造更多空間，並充分利用您的一天。您可以使用此列表作為靈感來創建您的待辦事項列表並開始從您的日常工作中刪除浪費時間的事情。