提高遠程團隊績效的 7 個基本技巧

2022/12/24

與遠程團隊合作是利用全球多元化人才庫的絕佳方式。毫無疑問，您會找到適合任何特定角色或項目的合適人選，以確保您的業務蒸蒸日上。

但是，與遠程團隊合作需要採用與管理內部團隊不同的方法。你將不得不克服溝通不暢、缺乏認可、日程安排困難等挑戰。這意味著您將需要設置流程以確保您的遠程團隊發揮最佳表現。本文將介紹幫助您實現此目標的技巧和工具。

1. 建立溝通渠道

有效的溝通對於任何成功的團隊都至關重要，尤其是在遠程設置中。由於您無法親自溝通，因此在大多數情況下，您必須建立不同的渠道來克服虛擬團隊中常見的溝通錯誤並確保每個人都在同一頁面上。

您可以使用多種類型的工具來克服常見的遠程團隊溝通挑戰，例如電子郵件、視頻會議系統和即時消息平台。每個工具都提供不同的功能，因此請選擇最適合您團隊需求和特定用例的工具。

例如，您可以使用 Slack 等即時通訊應用程序進行快速對話和提問，使用電子郵件與客戶溝通，以及使用 Zoom 等視頻會議軟件召開虛擬會議或簽到。無論您選擇何種溝通渠道，都要確保每個人都知道他們的目的並正確使用它們。

克服數字出勤主義對於確保您的分佈式團隊以最佳狀態工作至關重要。與遠程團隊合作可以避免複製傳統的“出勤主義”辦公模式——在這種模式下，你通過花在電腦前的時間而不是實際工作結果來衡量生產力。

與其期望您的團隊整天盯著屏幕，您可以專注於製定一個 SMART 計劃來幫助他們實現目標和獎勵結果，而不是花時間上網。

這使他們可以在最有效率的時間自由工作，並確保您充分利用他們的時間。它還將重點從一種損害生產力的“永遠在線”文化轉移到一種通過鼓勵靈活的工作時間和更好的專注來慶祝產出的文化。

有效的溝通使您的團隊更有效率。如果那是您的目標，那麼花更少的時間回复消息而將更多的時間花在實際任務上是有意義的。實施一種慶祝產出而不是花時間連接工作設備的文化的最佳方法之一是使用鼓勵異步通信的工具。

雖然即時消息在某些情況下佔有一席之地，但持續不斷的 ping、通知和消息可能會分散注意力，並使您的團隊難以關閉。異步通信對於在不同時區工作的團隊來說很方便，因為它允許他們在可用時做出響應，而不是期望每個人都同時可用。

您可以使用 Qatalog、Twist 或 Yac 等異步通信工具來獲取他們完成最佳工作所需的所有信息，同時將乾擾降到最低。

有時，技術可能是一把雙刃劍。雖然計算機和虛擬團隊工具可以幫助您保持聯繫，但沒有什麼是萬無一失的。

有時，您的團隊成員會遇到阻礙他們完成工作的技術問題。而且，考慮到每個人都在不同的地點工作，您可能無法始終依靠內部 IT 團隊及時解決每個人的問題。

為防止對您團隊的工作流程造成重大干擾，每個人都準備好處理常見的遠程工作技術問題，這一點至關重要。這包括知道如何修復常見的網絡錯誤和應對網絡安全威脅。您可以將一些故障排除教程添加到您的內部 wiki，以便團隊成員知道在遇到技術困難時該怎麼做。

確保您的團隊發揮最佳表現的最佳方法之一是製定全面的文檔策略。文檔在任何組織中都是必不可少的，但它對於遠程團隊尤其有用，因為信息可能會在無休止的消息和電子郵件中丟失。

無論是項目簡介、操作指南還是會議記錄，請確保您的團隊擁有一個可以快速共享、存儲和訪問相關信息的通用平台。一個組織良好的文檔系統將有助於讓每個人都在同一頁面上，並使團隊成員在需要時更容易找到他們需要的東西。

您可以使用 Tettra 等軟件解決方案來創建您工作場所的內部 wiki，並將其用作所有相關信息的中心樞紐。此工具可讓您將信息組織成類別，並授予特定團隊成員編輯特定文檔的權限。

即使在最好的團隊中，也總是有改進的餘地。作為遠程團隊負責人，您有責任確保每個人都高效工作並收到他們改進和攀登公司階梯所需的反饋。您可以通過定期檢查視頻通話或讓主管發送書面反饋表來做到這一點。

很有可能，您的員工也會為您和公司提供有價值的反饋。但是，他們中的大多數人可能不願意在視頻通話中發言或寫電子郵件。您可以使用 Officevibe 等工具進行團隊管理，並確保聽到每個人的聲音。

該工具提供匿名反饋選項，因此即使是最內向的團隊成員也可以毫無畏懼地分享他們的真實想法。這讓您清楚地了解您的團隊需要什麼，並允許您採取必要的步驟讓他們發揮最佳表現。

在家工作有時會感到孤獨，影響敬業度和士氣。由於沒有您可以偶爾碰到同事并快速聊天的實體辦公室，因此必須找到虛擬解決方案來培養團隊成員之間的友情。

您可以創建一個虛擬飲水機，團隊成員可以在其中進行隨意的交談。這可以是一個群聊，人們可以在其中分享有趣的故事、討論愛好或與工作無關的任何事情。您還可以計劃虛擬咖啡休息時間，讓您的員工保持參與和積極性。這可以是私人視頻通話，每個人都可以在這裡閒逛、歡笑和玩遊戲。

營造積極的工作文化對於任何遠程團隊發揮其全部潛力至關重要。為實現這一目標，您需要不斷評估和改進您的遠程工作方法。

通過結合上述技巧並找到創造性的方法來幫助您的遠程團隊感受到聯繫和動力，您可以創建一種有效的工作文化，讓您的遠程團隊發揮最大的潛能，並確保您的組織取得成功的未來。